Présentiel, distanciel, hybride… face à l’imprévisible, soyez agile !

Variant Delta ou Mu, en télétravail ou au bureau : quoi qu’il en soit et quoi qu’il en coûte, on ne sait toujours pas vraiment où l’on va. Ce qui est sûr en revanche, c’est que les événements sont là et bien là. Mais pour qu’ils soient réussis, mieux vaut miser sur l’agilité et les plans B. Entre présentiel, distanciel et hybride, tout dépend du type d'événement.

Quel format d’événement pour quels objectifs ?

Si le format doit pouvoir s’adapter à la situation et aux éventuelles contraintes sanitaires, il doit d’abord être en phase avec votre objectif.

Le présentiel

Comme on a pu le constater pendant plus d’un an et demi, il existe aujourd’hui bien d’autres façons que l’événement physique pour profiter d’un contenu, suivre une entreprise et se réunir… Mais on a aussi clairement appris la plus-value des relations humaines. Les événements à forte valeur ajoutée en relationnel que sont le team building, le séminaire d’équipe, le networking, les soirées etc., ont besoin de la présence humaine de chacun sur place pour atteindre pleinement leurs objectifs. Dans le cas contraire, c’est seulement la moitié du travail qui est possible.

Les événements virtuels

Ces derniers mois ont largement mis en valeur les grands avantages des événements en ligne. Le principal atout est de vous permettre d’élargir votre cible de manière exponentielle. En effet, éliminer les contraintes de déplacement géographique vous permet de rassembler un public international en quelques clics. Nombreuses sont les entreprises qui ont d’ailleurs profité de ces formats d’événements virtuels pour élargir leur audience en invitant tous leurs collaborateurs là où ils privilégiaient jusqu’alors une cible plus restreinte. L’annulation des coûts de logistique (transport, hébergement, restauration) permet de toucher un public plus large sans impact budgétaire.

De la même façon, vous n’avez pas de contrainte temporelle : le contenu et les messages continuent à se diffuser après le Jour J et sont consultables pendant quelque temps grâce au replay. La disponibilité de vos invités n’est donc plus une contrainte. Vous leur offrez la possibilité de participer à votre événement quand ils le veulent/peuvent.

L’hybride, un événement présentiel et distanciel

Cette version du meilleur des deux mondes est très séduisante, car avec l’hybride vous compilez les avantages du présentiel et du virtuel. Les personnes qui peuvent se rendre physiquement sur place profitent de la même organisation qu’un événement classique. Et celles qui sont à distance participent en profitant de fonctionnalités leur permettant d’être intégrées (chat, quizz, réactions en direct) et pas seulement de visionner un contenu vidéo.

Pour autant, il ne faut pas systématiquement pencher pour ce type d’évènement, avant tout en raison du coût. Mais il faut se poser les bonnes questions et opter pour cette solution quand elle est nécessaire. Les critères à prendre en compte concernent aussi bien vos objectifs, votre budget et votre cible. Si vous hésitez sur le format de votre événement, testez l’outil d’aide à la décision J’hybride ou pas ? qui vous conseillera sur le format idéal de votre événement en fonction des informations que vous fournirez.

Une conception d’événement adaptée en fonction de son format

Bien sûr, vous ne pouvez pas communiquer vos messages de la même manière si votre audience est assise dans une salle ou si elle se trouve derrière son écran. Le rythme, l’écriture, les différentes interactions avec les participants ne se créent pas de la même manière.

Devant un écran, l’attention est beaucoup plus disparate. Si les participants sont en télétravail, ils sont tentés de consulter leur smartphone toutes les 5 minutes, sans parler de tout ce qui peut les déranger par ailleurs. Contrer cela suppose de faire un événement au rythme plus soutenu, avec des changements réguliers d’intervenants et des séquences plus courtes. Mais si l’on décide de changer de format quelques semaines avant l’événement, comment faire nous direz vous ...

Comment passer d’un format à l’autre de manière agile en cas d’imprévu ?

Une phase de re-travail sera nécessaire pour réadapter les contenus au nouveau format. Si vous passez d’un événement présentiel à un événement virtuel, il faudra repenser des prises de parole plus courtes. Et si ce n’est pas possible, intégrer des moments d’interactivité et d’échanges pour rendre le contenu plus digeste et les participants plus actifs et plus engagés

Vous devrez aussi imaginer pour les speakers de nouvelles manières d’intervenir : en direct ou en différé, en vidéo ou en visioconférence, depuis un studio ou tout en distanciel ?

Autre point clé : la plateforme qui vous permettra de réunir l’ensemble de vos participants et deviendra ainsi le véritable lieu de votre événement.

Bonne nouvelle, certaines plateformes comme SpotMe utilisent la même interface utilisateur en format application pour les participants en présentiel qu’en format plateforme web pour l’audience à distance.

Cette conception technique offre la possibilité de passer d’un format événement à un autre de manière complètement agile. Il suffit d’activer certaines fonctionnalités disponibles, comme les ateliers de travail en visioconférence, pour maintenir le programme initial de votre événement présentiel. Vos speakers à distance pourront également être intégrés facilement à votre streaming live grâce à la visioconférence intégrée, sans passer par un outil annexe. Vous vous assurez ainsi une tranquillité d’esprit sur cette partie technologique.

Enfin, il faudra réfléchir à la création d’un après-événement plus fort avec la mise à disposition des replays, le partage de contenus complémentaires (slides, pdf, vidéos…) etc.

L’instabilité des règles sanitaires actuelles complique encore et toujours l’événementiel. Lequel doit s’adapter en permanence tout en gardant l’équilibre. Mais la rencontre reste primordiale et doit avoir lieu malgré tout qu’elle se fasse en présentiel, en virtuel ou les deux !