Déployez un congrès virtuel performant

AGENDA

Proposez des agendas personnalisés

Les visiteurs accèdent par internet au calendrier des événements physiques et/ou virtuels. Ils peuvent alors s'inscrire aux conférences et aux réunions et reçoivent des notifications en cas de changement d’horaire. Les participants et les exposants peuvent quant à eux créer leurs ateliers ou conférences et les ajouter à l’agenda.

Depuis Backstage, vous pouvez pré-enregistrer vos participants ou importer leurs préférences depuis des systèmes tiers. Une fois en place, la communication est facilitée par les messages et les notifications que vous envoyez.

Comment organiser votre événement avec l’agenda

• Créez des agendas personnalisés pour des utilisateurs individuels ou des groupes.
• Ajoutez des événements à l’agenda via votre espace de travail par importation groupée.
• Affichez les événements (conférences, réunions, ateliers) en temps réel.
• Permettez aux utilisateurs de consulter le calendrier des événements et de s’inscrire.
• Transmettez les informations des inscriptions aux participants et aux intervenants.

LIVE STREAMING

Diffusez vos conférences en vidéo haute qualité

Diffuser vos conférences en vidéo live streaming HD est particulièrement simple avec SpotMe. Il suffit de connecter votre Zoom ou WebEx à la plateforme SpotMe VX pour partager avec vos milliers de congressistes des contenus en haute définition avec une latence minimale.

Pour créer des conférences en live streaming lors de votre congrès

• Choisissez l’outil de visioconférence que vous souhaitez (Zoom, WebEx, OBS…) et connectez le à SpotMe
• Diffusez en livestreaming un nombre illimité d’heures et de flux simultanés.
• Diffusez un flux vidéo sécurisé et encrypté de bout en bout
• Intégrez de l’interactivité pendant les sessions de conférences de votre congrès virtuel
• Disposez des replays de manière instantanée.

ATELIERS

Favorisez les échanges avec des ateliers en visioconférence

Avec les ateliers vidéo, vos conférences deviennent des conversations interactives entre les intervenants et les participants. Vos équipes, les intervenants et les visiteurs peuvent communiquer en visio dans des réunions et ateliers organisés lors de votre événement. Vous choisissez le format de la conférence ou de l’atelier, qui peut s’exprimer et de quelle manière les visiteurs posent leurs questions pour favoriser les échanges même en grand groupe.
C’est la solution parfaite pour organiser un atelier, une table ronde, un salon interactif ou une rencontre interprofessionnelle avec visioconférence.

Pour créer des ateliers interactifs dans votre congrès

• Programmez une visioconférence avec des groupes de 50 utilisateurs maximum.
• Autorisez le partage d’écran, de webcam ou la diffusion audio.
• Choisissez les moyens d’échange : chat, questions/réponses, prise de parole.
• Envoyez des messages aux participants avant et après la réunion.
• Permettez la prise de note collaborative.
• Pas de logiciel supplémentaire requis : tout est dans SpotMe.

SPONSORS

Mettez en avant vos exposants

Si votre congrès intègre une partie salon où vous souhaitez réunir exposants et partenaires, SpotMe a également une solution pour ça ! Le module Sponsors de Backstage vous permet de leur créer des pages dédiées sur votre plateforme. Vos visiteurs peuvent alors accéder aux profils des exposants et des sponsors pour trouver leurs informations, leurs représentants, leurs coordonnées et leur numéro de stand ou leur emplacement lors d’un événement physique.

Pour donner de la visibilité à vos sponsors

• Configurez les pages de sponsors et d’exposants : nom, logo, niveau de parrainage.
• Affichez leurs représentants et leurs coordonnées.
• Suivez l’engagement de vos visiteurs avec le module de prise de contact.
• Autorisez les sponsors à publier des annonces ou à sponsoriser des conférences.

MEETINGS

Simplifiez les réunions entre exposants et visiteurs

Les exposants et partenaires de votre événement peuvent créer des réunions et envoyer des invitations aux visiteurs afin de confirmer leur présence. Les invités acceptent ou refusent l’invitation à la réunion. L’organisation reçoit des notifications qui lui indiquent qui sera présent.

En cas de refus, l’exposant peut utiliser le chat intégré pour proposer une nouvelle date ou un nouveau lieu, et partager les détails de la réunion. Si la réunion est modifiée, la date, l'heure et la durée de la réunion sont mises à jour. Les participants sont informés et leur statut est mis en attente d’une validation de leur part.

Pour permettre à vos exposants d’organiser des réunions

• Donnez les autorisations à vos exposants de créer des réunions.
• Envoyez des invitations depuis l'application.
• Suivez les acceptations et les refus aux invitations.
• Transmettez automatiquement les changements de date, heure et durée de réunions.
• Prenez des notes en collaboration.

MATCHMAKING

Facilitez les rencontres et le networking

Matchmaking vous permet de mettre en relation vos congressistes partageant les mêmes idées et de créer des opportunités de réseautage. Vous recueillez des sondages, des listes d’intérêts et de compétences qui affichent les utilisateurs ayant le plus de similarités ou partageant les mêmes intérêts.

Ce module est parfait pour aider vos utilisateurs à trouver des experts dans les domaines qui les intéressent et nouer des relations professionnelles.

Pour faciliter le réseautage et le partage des connaissances

• Recueillez les intérêts de vos visiteurs, leurs domaines ou compétences.
• Créez des listes personnalisées qui affichent automatiquement les meilleures correspondances.
• Faites correspondre les utilisateurs de l'application en fonction de leur proximité ou de leur type de personnalité.
• Aidez vos visiteurs à trouver des experts dans leurs domaines d'intérêt ou pour les besoins de leur entreprise.