La nouvelle norme des événements professionnels et des conférences intègre désormais un volet virtuel. À tous niveaux, les webinaires s'imposent désormais comme un moyen efficace de communiquer en temps réel et de créer un contenu pérenne pour les entreprises.
Même si les webinaires existent depuis un certain temps, les événements virtuels et hybrides sont désormais plus courants et plus faciles que jamais à organiser. Les plateformes d’événements digitaux permettent aujourd’hui de faire de l’organisation d’un webinaire une expérience avec une intégration et un engagement maximum. Avec l’explosion des événements en ligne, certaines bonnes pratiques communes de webinaires ont émergé et permettent désormais de prédire le succès.
Voici les points principaux que nous allons aborder :
Les choses à faire et à ne pas faire des meilleurs webinaires et webdiffusion
Le moyen le plus efficace d'organiser un webinaire : avant, pendant et après
1. Les meilleures pratiques pour les webinaires/webcasts
Les webinaires les plus efficaces aident à renforcer l'identité de la marque, à développer l'autorité et à générer un certain nombre de prospects. Les meilleurs webinaires fournissent également un contenu précieux attendu par la cible, permettant ainsi de réutiliser le contenu créé dans des vidéos, des blogs ou d'autres supports à la demande.
Si vous ne voulez pas qu'un mauvais webinaire ternisse votre marque ou donne au public l'impression qu'il vient de perdre son temps, continuez à lire.
Il existe deux meilleures pratiques de webinaire que vous devriez suivre avant toute autre chose pour “commencer par le commencement” :
- Commencez avec le bon public: les webinaires ne doivent pas simplement être propulsés dans l'univers Web ; vous voulez vous assurer que tout, du titre et de la description de votre webinaire à votre marketing et à votre présentation, est aligné sur vos stratégies de marketing digital existantes. Bien que les webinaires ressemblent à une grosse production (et ils peuvent l'être), vous ne réussirez vraiment que si les bonnes personnes y assistent.
- Développez une stratégie de webinaire avec des objectifs déclarés: qu'espérez-vous finalement accomplir avec le webinaire? Construction de la marque? Sensibilisation? Éducation? Idéalement, vous aurez une métrique de conversion quantifiable qui vous dira: cela a fonctionné (ou cela n'a pas fonctionné). Cette stratégie devrait guider votre prise de décision.
Une fois que vous avez le cadre général pour le «qui» et le «pourquoi», vous pouvez entrer dans le «comment».
Top 9 des meilleures pratiques pour réussir vos webinaires et vous démarquer.
Bonne pratique n°1: commencez par le bon public
Tout d'abord, vous devez vous assurer que vous ciblez les bonnes personnes. Un webinaire sur les tendances actuelles dans le secteur de la santé ne va pas attirer quelqu'un qui travaille dans l'éducation. Les efforts et les ressources que vous mettez dans un webinaire n'auront pas d'importance si les bonnes personnes ne sont pas présentes.
Ne vous contentez pas de diffuser votre webinaire dans l'univers Web. Assurez-vous que votre titre, votre description et vos efforts de marketing s'adressent au bon public. Si vous faites de la publicité sur les réseaux sociaux ou sur Google, ciblez vos publicités LinkedIn, Facebook et Instagram, afin qu'elles soient vues par le public que vous souhaitez. Vous pouvez également demander à vos intervenants de partager vos publications avec leurs abonnés, car il y a probablement beaucoup de chevauchement entre votre public cible et le leur.
Bonne pratique n° 2 : Assurez-vous que votre webinaire donne aux gens exactement ce pour quoi ils sont venus
Bien que la plupart des participants au webinaire comprennent et s'attendent même à un peu de ventes, adopter une approche autoritaire pour commercialiser vos services et errer autour de ce que vous avez promis de fournir ne rendra pas votre public heureux.
Offrez aux gens un contenu réel et utilisable et engagez-vous à fournir plus de valeur s'ils s'abonnent ou achètent vos offres de produits ou de services. Donnez-leur envie de vous donner leur argent.
Bonne pratique n° 3 : créer un format de webinaire reproductible à utiliser de manière efficace et abordable comme outil de vente et de marketing
Les webinaires réussis ne réinventent pas continuellement la roue. Lorsque vous identifiez des tactiques qui vous donnent les résultats souhaités, respectez-les pour créer un modèle de webinaire efficace et reproductible.
Voici quelques exemples de formats de webinaires :
Discussions et interviews
Format de cours/de classe
Démonstration de produits
Présentations avec des ateliers
Intervenants Phares
Session de Questions-Réponses
Panels
Certains de ces formats de webinaires seront façonnés par votre stratégie déjà décidée: voulez-vous lancer quelque chose, promouvoir quelque chose, encourager les gens à se connecter ou affirmer une autorité sur un sujet? Chacun de ces objectifs peut être soutenu par un format de webinaire unique.
Bonne pratique n° 4 : ne vous contentez pas de parler aux gens — un webinaire doit être interactif
Il ne suffit pas de se présenter et de prononcer un discours. L’une des bonnes pratiques pour votre webinaire est de vous connecter et d’interagir avec votre public, en l'incluant dans l'expérience proposée pour susciter l'intérêt.
L'engagement du public par le biais de questions-réponses, de sondages, de chats, de salles de sous-commission, etc., cultive des relations plus profondes avec le public. Cela aide également les participants à se sentir valorisés, plus à l'aise avec votre marque et qu'ils en ont pour leur argent.
Bonne pratique n° 5 : Concentrez-vous sur un sujet spécifique et bien défini
Considérez votre webinaire comme une plongée approfondie dans un sujet ou un problème spécifique dont vous n'auriez peut-être pas l'occasion de discuter autrement.
En vous concentrant sur un seul problème ou domaine, vous fournirez au public des informations précieuses et des éléments exploitables tout en vous positionnant comme une autorité du secteur ou d'un sujet. Vous pourrez également engager un public spécifique lorsque vous ciblez un sujet spécifique.
Bonne pratique n° 6 : créez une stratégie globale de marketing événementiel pour votre webinaire
Les webinaires réussis nécessitent une planification minutieuse qui inclut la manière dont vous allez promouvoir et faire connaître l'événement. Parmi les meilleures pratiques de promotion du webinaire, citons:
Envoyer aux personnes figurant sur votre liste de diffusion existante une invitation à l’événement
Mener une action de sensibilisation sur les réseaux sociaux
Créer du contenu lié à votre webinaire, comme des articles de blog et de courtes vidéos
Entretenir les relations établies pendant l'événement avec des e-mails de suivi
Bonne pratique n°7: Définissez des objectifs spécifiques pour le webinaire et suivez-les !
Qu'espérez-vous finalement accomplir avec votre webinaire? S'agit-il de création de marque, de notoriété, d'éducation ou d'un mélange? Une fois que vous avez identifié les objectifs de votre webinaire (ce que vous devez faire pour rendre votre événement aussi intentionnel que possible), le suivi de chacun est une pratique exemplaire essentielle pour le webinaire.
Idéalement, vous aurez une métrique comme étoile polaire, quelque chose de tangible à suivre qui vous dira si vous avez atteint ou non cet objectif. Si votre objectif principal est d’identifier de nouveaux clients, le suivi des participants est intéressant mais ne vous aidera pas à évaluer le succès du webinaire. D'un autre côté, si vous attirez 50% de nouveaux contacts, alors vous avez connu un succès exceptionnel. Soyez précis avec vos objectifs afin de pouvoir déterminer exactement comment les suivre.
Bonne pratique n° 8: Teasez sur d'autres services et outils précieux qui sont indispensables.
Pendant votre webinaire, n'oubliez pas d'attirer votre public avec des services et des produits à valeur ajoutée supplémentaires qu'il peut acheter.
Voir votre marque en action est une méthode puissante pour attirer de nouveaux clients et susciter l'enthousiasme. Pensez à toutes les fois où vous avez vu quelqu'un sortir une nouvelle application ou fonctionnalité pour résoudre un problème et vous demander «comment puis-je l'obtenir?» Assurez-vous simplement que le module complémentaire ou l'outil est pertinent pour votre sujet ciblé.
Bonne pratique n°9: Choisissez les bons outils et plateformes digitales–Une production de qualité associé au bon équipement technique, ça compte !
Il y a évidemment beaucoup de composants qui entrent en compte dans un webinaire réussi, mais la qualité du rendu final dépendra également du rendu proposé par la plateforme événementielle que vous choisissez pour l'héberger.
Vous pouvez avoir le meilleur produit ou service, une stratégie de promotion d'événements ultra efficace, des sponsors ou des conférenciers de premier plan et une foule à guichets fermés, mais sans la bonne plateforme événementielle, vous pourriez avoir des ennuis.
Les lacunes audio ou vidéo, l'absence d'engagement du public ou les participants qui ne peuvent pas effectuer d'achats signifient non seulement une expérience de webinaire médiocre, mais également un impact négatif pour la marque.
Équipement à considérer
Les caméras, les lumières, les microphones et les accessoires ne sont que quelques-uns des équipements dont vous devrez tenir compte lors de la conception de votre webinaire pour vous assurer que votre public peut vous voir et vous entendre clairement. Assurez-vous de bien accompagner vos intervenants dans leur installation technique afin d'augmenter vos chances d'obtenir un retour positif de l’audience.
2. Les choses à faire et à ne pas faire des meilleurs webinaires et webdiffusions
Les bonnes pratiques des webinaires empêchent votre équipe de faire des erreurs, purement et simplement. Il existe de bonnes façons et un tas de mauvaises façons d'organiser un webinaire. Passons en revue les deux.
À faire:
Pratiquer : vous pensez peut-être: «nous connaissons tous les logiciels de notre webinaire, nous sommes bons», mais sans un essai à blanc, vous prenez des risques qui pourraient être facilement évités.
Briefer les intervenants : Il est facile de penser que parce que quelqu'un est un bon communicant ou un bon intervenant en live, qu’il sera un bon présentateur de webinaire. Parfois c'est vrai, mais pas toujours. Assurez-vous que tout le monde peut gérer la présence de la caméra et qu'ils ont les compétences de présentation nécessaires pour bien le faire.
Interagir avec le public : les questions-réponses sont un excellent moyen de le faire, mais vous disposez de nombreuses options pour rendre un webinaire attrayant. Tirez parti de chaque interface digitale avec les fonctionnalités de chat, de discussions en petits groupes et de vidéos bidirectionnelles pour attirer les participants.
À ne pas faire:
Utiliser trop de texte: les personnes qui assistent à un webinaire viennent en grande partie pour regarder. Pour la plupart des gens, cela est perçu comme un exercice intrinsèquement passif, alors assurez-vous de ne pas trop en demander aux participants ou de ne pas surestimer leur vitesse de lecture. Optez pour des graphiques et des tableaux blancs.
Sous-estimer la technologie : il y a beaucoup de composantes impliquées dans la réalisation d'un événement en direct et une quantité similaire de composantes dans la réalisation d'un webinaire enregistré (même si cette option représente moins de pression). Prenez le temps de comprendre la technique et utilisez une plateforme de gestion d'événements digitaux si vous le pouvez.
Avec de plus en plus de webinaires, il y a de nombreux exemples de référence parmi lesquels choisir, alors regardons comment chaque bonne pratique de webinaire affecte nos événements virtuels préférés cette année.
3. Exemples de webinaires inspirants pour vous aider à planifier votre événement
La formation, l'éducation, les cours et les événements internes et externes de l'entreprise sont tous dispensés via des webinaires. Voici quelques excellents exemples de webinaires que nous avons vus récemment :
Google Digital Garage offrent à tous des opportunités gratuites et une formation aux compétences numériques.
AWS re: Invent est une conférence d'apprentissage pour les professionnels mondiaux du cloud computing, mais AWS lui-même organise des webinaires, des sommets et bien plus encore qui relient un ensemble plus large de leaders dans ce domaine.
Le Fashion Institute of Technology organise des webinaires, des séances d'information et des tables rondes qui sont ouverts au public mais destinés aux personnes qui poursuivent une carrière dans la mode.
Foundry publie des webinaires sur sa chaîne YouTube liés à l'art numérique. Par exemple, celui-ci en 2020 a exploré les moyens par lesquels un artiste numérique peut générer des revenus à partir de sources alternatives.
Au printemps 2022, l'Association pour l'enseignement supérieur et le handicap (AHEAD) a proposé une série de 11 webinaires portant sur des sujets liés à l'accessibilité.
Le US Forest Service a organisé une série de sept webinaires intitulés "Science You Can Use", couvrant des sujets tels que la gestion des risques d'incendie de forêt et la désertification.
En fin de compte, les webinaires ont un impact sur tout le monde et ce dans tous les domaines, offrant une opportunité inégalée de se connecter et de collaborer.
4. Les qualités de chaque bon webinaire
Il y a quelques qualités que chaque bon webinaire possède. Si ces tâches sont effectuées, il y a de fortes chances que le webinaire se déroule sans problème :
Créer et distribuer des invitations et des supports marketing.
Avoir un objectif clair et un énoncé de proposition de valeur.
Créez des images de marque spécifiques à l'événement.
Rédigez de courtes descriptions non seulement de l'événement, mais de chaque session.
Créez une liste d'objectifs et de résultats à partager avec les participants.
Planifiez votre webinaire au bon moment pour vos participants dans chaque fuseau horaire.
Définissez le calendrier et la durée de votre webinaire, et respectez-le.
Envoyez des e-mails de planification, des e-mails de confirmation, des e-mails de rappel et des e-mails de suivi.
Rédigez les scripts de toutes les sessions et planifiez les transitions.
Utilisez des slides avant et après le webinaire.
Faites une répétition générale pour le webinaire complet.
Soyez prêt à l'avance et planifiez le dépannage pendant le webinaire.
Terminez sur une note positive.
Il y a quelques points à retenir qui sont devenus clairs lors des nombreux webinaires qui ont surgi depuis le début de la pandémie. Voici ce que nous avons appris:
Les webinaires en direct présentent presque toujours des problèmes techniques et des surprises.
Les participants sont assez bons pour aider à résoudre les problèmes techniques, tant qu'ils sont à leur portée
La coordination avec tous les présentateurs est indispensable si vous souhaitez un contenu rationalisé et sans chevauchement.
Les modérateurs sont essentiels pour gérer les transitions.
Vous devriez toujours avoir un plan B.
Les plateformes événementielles des webinaires
Étant donné que de nombreux types d'entreprises organisent désormais des webinaires, un large éventail d'outils de webinaire est disponible et utilisé. Certains d'entre eux sont très simples : pensez à YouTube Live ou Zoom. Certains offrent beaucoup plus d'intégration et vous permettent de faire beaucoup plus. À mesure que les webinaires deviennent plus populaires, les attentes des gens augmentent également. Étant donné que les webinaires ne disparaissent pas, il peut être utile de faire preuve de diligence raisonnable et de rechercher la meilleure plateforme logicielle de webinaire pour votre entreprise.
1. SpotMe
SpotMe associe fonctionnalités, interactivité, networking et engagement du public.
Combinant des fonctionnalités en direct et à la demande telles que les questions-réponses, les sondages et les applaudissements, la plateforme conviviale et adaptable de SpotMe rend l'hébergement de webinaires dynamiques plus facile que jamais. Des intégrations aux outils marketing personnalisables, SpotMe s'associe à vous pour transformer vos idées en un webinaire qui fait une impression durable grâce à SpotMe Express.
2. Zoom Webinar
Zoom Webinar propose plusieurs fonctionnalités d'événements populaires, notamment des questions-réponses, des sondages et des vidéos en direct. Populaires pour les conférences, les assemblées publiques et les mises à jour d'entreprise, les meilleures pratiques du webinaire Zoom incluent la diffusion en continu sur des plateformes en direct telles que YouTube et Facebook Live. Les webinaires Zoom permettent également aux planificateurs de créer des sessions en petits groupes et peuvent être une excellente option gratuite pour offrir les bases à un public limité.
3. GoTo Webinar
GoTo Webinar est un ancien fidèle pour beaucoup dans l'espace des webinaires et a fourni des services de webinaires fiables pour de nombreuses organisations depuis 2004. Offrant des fonctionnalités telles que le partage de fichiers, la vidéo HD, les questions-réponses et les sondages, GoTo Webinar prend en charge jusqu'à 2 000 participants.
Utilisation de logiciels existants pour améliorer les webinaires
Il est probable que votre entreprise dispose déjà d'une pile technologique capable de gérer certaines des fonctions et fonctionnalités de l'hébergement de webinaires. Par exemple, vous disposez probablement d'une plateforme de gestion de la relation client (CRM) comme Salesforce, HubSpot, Mailchimp, etc., qui peut gérer la messagerie et les rappels automatisés.
Pour les webinaires, deux des autres composants à prendre en compte (au-delà de l'audio/vidéo et du flux en direct) sont les intégrations de calendrier et les fonctionnalités d'inscription. Les gens ont besoin d'une expérience presque sans friction (lire: facile) s'ils veulent s'inscrire et se rendre ensuite à votre événement. Encore une fois, vous disposez peut-être déjà de créateurs de formulaires de site Web et d'applications de calendrier capables de gérer ces tâches.
6. Le moyen le plus efficace d'organiser un webinaire : avant, pendant et après
Les bonnes pratiques pour l’organisation d’un webinaire concernent chaque étape : avant, pendant et après le webinaire. C'est vrai : il y a une liste de tâches différentes pour chacune de ces étapes. Cela peut sembler intimidant, mais les décomposer en étapes peut être très utile. Voici ce qu'il y a dans To Do Liste si vous voulez organiser le meilleur webinaire de tous les temps:
Liste de tâches: avant un webinaire
Tâches marketing:
créer une page de destination où votre public cible peut s'inscrire au webinaire.
Mettez des formulaires d'inscription sur votre site Web.
Envoyez des invitations à votre liste de diffusion.
Programmez des publications sur les réseaux sociaux sur Facebook, LinkedIn et d'autres plateformes.
Envoyez des messages directs aux personnes de votre public cible susceptibles d'être intéressées.
Lancez une application d'événement et partagez les mises à jour avant l'événement.
Présentations :
Invitez des présentateurs experts en la matière à participer au webinaire.
Rédigez ou vérifiez tous les scripts des intervenants.
Créez ou vérifiez les graphiques et présentations.
Chargez toutes les présentations sur votre plateforme de webinaires et testez-les.
Répétez toutes les présentations.
Technologie :
Déterminez l'application ou le logiciel de gestion d'événements que vous utiliserez.
Intégrez toutes vos technologies.
Testez tout : connexion Internet, micros, caméras, enregistrement, etc.
Liste de tâches : pendant un webinaire
Participants :
Affectez un membre de l'équipe pour aider les participants.
Vérifiez les connexions et les inscriptions en live.
Souhaitez la bienvenue à tout le monde.
Présentations:
Affectez un membre de l'équipe pour se tenir prêt pour le dépannage technique pendant les présentations.
Gérez la commutation de caméra et l'audio selon vos besoins.
Gérez les présentations PowerPoint et les graphiques au besoin.
Définissez et coordonnez les transitions.
Envoyez des questions de sondage en direct pour garder l'attention du public.
Liste de tâches: après un webinaire
Marketing post-événement:
Envoyez des e-mails de suivi et des ventes croisées avec des CTA clairs.
Demandez un retour sur la satisfaction.
Demandez des recommandations.
Intervenants :
Envoyez des remerciements spéciaux aux intervenants.
Demandez un retour sur la satisfaction.
Demandez des recommandations.
Votre équipe :
Débriefez l'événement et identifiez ce qui était génial et ce qui doit être amélioré.
7. Amenez votre webinaire à un tout autre niveau avec des alternatives virtuelles et hybrides
Les webinaires peuvent être une excellente source de génération de prospects et occupent toujours une place importante dans la stratégie du service marketing. Mais ils disposent d’une durée déterminée et se concentrent sur un seul sujet. Nous ne disons pas qu'il est temps de dire au revoir aux webinaires pour toujours. Cependant, il est peut-être temps pour votre équipe de planification d'événements d'envisager d'organiser des événements plus importants et de meilleure qualité qui conservent tous les meilleurs aspects d'un webinaire mais améliorent le format. Entrez dans l’ère des événements virtuels et hybrides.
Webinaires vs événements virtuels
Essentiellement, un webinaire a tous les éléments d'un séminaire sur place mais se déroule en ligne. Pendant ce temps, un événement virtuel se déroule sur plusieurs jours, couvre plusieurs sujets et vous donne la possibilité d'attirer potentiellement plus d'audience qu'un seul webinaire.
À ce stade, vous savez probablement déjà comment donner du punch à vos webinaires - mais avec un événement virtuel complet, vous pouvez prendre ce piquant et l'appliquer aux stands des exposants, à une bibliothèque de ressources de contenu à la demande, à des sessions en petits groupes, etc. Les autres avantages de l'organisation d'un événement virtuel au lieu d'un webinaire incluent:
- Des données de meilleure qualité et plus complètes.
Un webinaire vous donne d'excellentes informations au niveau de la surface. Mais avec un événement virtuel, vous pouvez voir qui a assisté à quelle session (et quels événements ont été les plus précieux), et vous pouvez mesurer les KPI de votre événement dans votre plateforme digitale d'événement. Ces données aident votre équipe de planification d'événements à prendre les bonnes décisions concernant votre prochain événement et vous donnent un aperçu de ce qui intéressait le plus vos participants. Exploitez ces intérêts et commercialisez-les avec une campagne de diffusion par e-mail post-événement qui partage un contenu pertinent.
- Plus de façons d'engager le public.
Lors d'un événement virtuel, vous pouvez envoyer des sondages en direct, organiser des sessions de questions-réponses et proposer une application d'événement mobile qui donne aux participants la possibilité de réseauter et d'interagir plus profondément les uns avec les autres.
Vous voulez en savoir plus sur la façon d'organiser des événements virtuels réussis? Découvrez les 14 meilleures pratiques pour organiser des événements virtuels.
Événements hybrides vs événements virtuels
Plus d'un tiers des organisateurs d'événements prévoient d'investir davantage dans des événements hybrides au cours des prochaines années. Sauter sur cette tendance permet désormais à votre entreprise de faire partie de ce paysage événementiel en pleine évolution.
Un événement hybride offre plus d'options à vos participants - certains peuvent choisir d'assister en personne tandis que d'autres peuvent choisir l'option en ligne. Les autres avantages d'un événement hybride incluent :
- Un public plus large.
Les événements en personne sont formidables, mais il y a une limite au nombre de participants qu'un lieu peut accueillir. L'ouverture de l'événement au public en ligne signifie que vous n'avez pas de limite au nombre de personnes pouvant y assister.
- De meilleures opportunités pour les sponsors de votre événement.
Lorsqu'une personne accepte de parrainer votre événement, elle s'attend à une sorte de retour sur son investissement. Ils sont capables de dialoguer avec des publics en personne, mais encore une fois, ce nombre est limité. Avec un événement hybride, vos sponsors peuvent également interagir avec tous les participants en ligne.
- Plus de flexibilité.
Les participants peuvent se sentir mal à l'aise de voyager ou tout simplement ne pas avoir les moyens ou l'opportunité de le faire, en particulier à l'international. Avec des options en personne et en ligne, vous leur offrez la flexibilité dont ils ont tant besoin. De plus, c'est aussi un bonus pour vous - si les événements en personne sont à nouveau limités à tout moment, vous pouvez rapidement passer à un événement virtuel et ne pas perdre le temps et l'argent investis.
Organisez de meilleurs webinaires et développez votre portefeuille d'événements avec une plate-forme de gestion d'événements
Avec la plateforme d’événements virtuels et hybrides SpotMe, vous pouvez tester ces meilleures pratiques de webinaires et dépasser vos attentes. Demandez votre démo gratuite et voyez par vous-même à quel point une stratégie marketing de webinaire peut être efficace, ou découvrez comment nous pouvons vous aider à faire de votre webinaire une expérience virtuelle ou hybride inoubliable.
