Votre conférence virtuelle ou votre événement hybride approchent à grands pas. Que faire pour vous assurer que tout se passe bien le jour de l'événement ? Comme pour un spectacle ou une pièce de théâtre, vous avez besoin de répétitions!
Voici tout ce que vous devez savoir sur les répétitions d'événements virtuels : pourquoi elles sont importantes, qui inviter, quels sont les éléments à vérifier. Pour cela, bénéficiez d’une checklist à la fin de cet article.
Pourquoi les répétitions d'événements virtuels sont-elles si importantes ?
5 raisons expliquent pourquoi les répétitions sont importantes avant de réaliser une événement virtuel :
1. Les répétitions d'événements virtuels améliorent l'expérience utilisateurs / participants
L'expérience de l'événement virtuel doit être au centre de votre organisation. Peu importe que vos orateurs soient brillants ou que votre webinaire soit instructif si vos participants passent un mauvais moment.
En cela, les répétitions contribuent à la réussite de l'événement virtuel, car elles permettent d’éprouver en amont tous les problèmes qui pourraient nuire à l'expérience des participants. Les connexions Internet défaillantes, les transitions et les micros non coupés sont des problèmes courants qui sont plus faciles à éviter et à régler si vous avez fait une répétition.
En outre, vous pouvez demander à différentes personnes de jouer le rôle des participants à l'événement pendant la répétition. Votre public fictif peut alors vous exposer son point de vue sur ce qui est clair ou mériterait d’être revu.
2. Les répétitions réduisent le trac du présentateur
Parler en public est une situation angoissante, mais parler à un public sans le voir peut aussi l’être. Si vous organisez un événement en direct (c'est-à-dire que vous ne préenregistrez pas les sessions des orateurs), une répétition peut réduire le trac de vos présentateurs afin qu'ils soient plus détendus et confiants au moment du direct.
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3. Les répétitions montrent aux organisateurs d'événements comment gérer la technologie événementielle
Personne n'obtiendrait un brevet de pilote sans avoir d'abord conduit un avion. Les répétitions permettent à vos organisateurs de tester les fonctionnalités de votre plate-forme d'événement virtuel.
4. Vous disposez d'un plan de secours
L'organisation d'un événement, qu'il soit virtuel ou en présentiel, réserve des surprises. La première d’entre elles étant l’absence d’un intervenant. Dans ce cas, les répétitions sont l’occasion d’enregistrer les prises de parole afin de les diffuser en cas de désistement le jour J.
5. Elles évitent les contretemps techniques lors des sessions en direct
- S'il s'agit d'un souci technique côté intervenant, comme la connexion Internet trop faible ou le microphone défaillant, vous êtes prévenu à l'avance et disposez de suffisamment de temps pour résoudre le problème avant l'événement/la conférence.
- Si vous découvrez un problème au sein de la plateforme virtuelle, vous pourrez demander à l'assistance clientèle de le résoudre.
Qui doit assister à la répétition de votre événement virtuel ?
- L'organisateur de l'événement : organisateur en chef, il doit pouvoir évaluer l’ensemble de l'événement virtuel en amont.
- L'équipe de production de votre événement virtuel : si vous organisez un webinaire pour un petit groupe, l'organisateur de l'événement ou une autre personne peut suffire. Pour les conférences, vous aurez probablement besoin de l'équipe de production.
- Animateur ou hôte : tout événement en ligne a besoin d'un animateur. Veillez à ce qu’il soit présent pendant la répétition.
- Les intervenants : ils auront ainsi l'occasion de se mettre à l'aise devant la caméra et vous pourrez profiter de ce temps de test pour faire un briefing technique.
- Un échantillon du public de l'événement : Désignez au moins une personne (mais idéalement un petit groupe de personnes) pour jouer le rôle des participants à l'événement pendant la répétition générale afin de tester les questions-réponses, les chats, les salles de discussion et autres activités. Votre public fictif peut également vous donner un retour sur l'expérience utilisateur de votre plateforme d'événement virtuel.
5 conseils pour la préparation de votre événement virtuel
Si vous voulez tirer le meilleur parti de votre répétition d'événement virtuel, assurez-vous de couvrir ces cinq domaines.
- Formez les présentateurs et les orateurs à la technologie.
- Définissez les rôles et les responsabilités de chacun.
- Assurez-vous que votre connexion Internet est solide (idem pour les orateurs s'ils sont à distance).
- Répétez dans le même lieu et avec le même matériel que pendant l'événement.
- Préparez-vous au pire et ayez un plan d'urgence !
Checklist pour la répétition de votre événement virtuel
Voici une check-list complète des répétitions pour garantir le succès de votre événement ou conférence virtuelle. Si vous organisez un événement hybride, cette liste doit être complétée en plus des répétitions en personne.
Testez les principales fonctions et caractéristiques de votre plate-forme d'événement virtuel
- Le démarrage de la diffusion
- Les transitions
Passez en revue les informations essentielles avec chaque orateur :
- La qualité de la technologie : vérification de la qualité de la ligne internet.
- Testez les microphones, les arrière-plans en direct ou numériques, le partage d'écrans, les vidéos.
- Si vous partagez une vidéo ou un écran, testez la qualité de la vidéo.
- Chronométrage : veillez à ce que les orateurs sachent comment ils devront comptabiliser leur temps.
- S'il s'agit d'un événement/session à plusieurs orateurs, assurez-vous que les intervenants savent comment vous prévoyez les transitions entre chacun. Auront-ils par exemple un signal sonore ou visuel à surveiller ?
Personnalisez les paramètres de votre événement virtuel
- Personnalisez les paramètres des questions-réponses en fonction de l’engagement que vous souhaitez de la part des participants
- Désactivez ou autorisez les commentaires anonymes
- Permettez au public de voir toutes les questions ou seulement les questions auxquelles il a répondu
- Préparez des questions de secours au cas où il y aurait une certaine accalmie dans les questions du public
- Personnalisez les paramètres du chat en fonction des types d'événements
- Réunions : autorisez le chat pour tous les participants.
- Webinaires : désactivez le chat pour les participants. Autorisez les intervenants à chatter en privé pendant le webinaire.
- Choisissez de laisser ou non les participants "lever la main". Si vous ne prévoyez pas d'utiliser cette fonction dans un but précis, il est recommandé de désactiver la fonction "lever la main" pour l'événement.
- Ajustez les paramètres de partage d'écran. Assurez-vous que les présentateurs sont en mesure de partager leur écran si nécessaire.
- Définissez la vue de l'événement. L'affichage de la galerie est recommandé pour les panels, les tables rondes et les salles de réunion. La vue conférencier est recommandée pour les discours d'ouverture, les maîtres de cérémonie et les autres conférenciers individuels.
- Créez et programmez des sondages. Les sondages doivent être pré-rédigés et programmés. Testez la fonctionnalité avec votre plate-forme d'événement virtuel.
- Programmez des sessions en petits groupe si nécessaire.
Encadrez les présentateurs pour une présentation optimale.
- Les microphones et les caméras doivent être éteints lorsqu'un présentateur ne parle pas. (Vous pouvez demander aux intervenants de laisser leur caméra allumée lorsqu'ils ne parlent pas. Ils doivent néanmoins couper leur micro pour éviter les perturbations dues au bruit de fond).
- Si le présentateur utilise des notes, placez-les le plus près possible de la caméra, de façon à donner l'impression qu'il regarde la caméra.
Faites une répétition générale avec votre maître de cérémonie.
- Répétez les introductions, l'ouverture et la clôture de l'événement.
- Répétez les présentations des intervenants
Faites une répétition générale avec votre maître de cérémonie.
- Si vous organisez une séance de questions-réponses : Définissez les attentes. Vous pouvez informer les participants que vous tenterez de répondre à un maximum de questions au cours de la session, mais qu'il est possible que vous ne puissiez pas répondre à toutes. (Si vous assurez un suivi des questions restées sans réponse après l'événement, faites savoir aux participants où ils pourront le trouver).
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