Ces derniers mois ont bouleversé le paysage de l’événementiel en multipliant le recours au distanciel et à l’hybride, au détriment du présentiel. Entre ces trois propositions, votre choix se fera, en fonction des objectifs que vous fixez à votre événement. Comment conjuguer objectifs et format ?
Se fixer les bons objectifs
Une situation inédite incite à remettre ses habitudes en question et à prendre le temps de la réflexion. Vos objectifs peuvent être multiples, selon qu’ils sont tournés vers l’interne, les clients, les médias : informer, améliorer votre image, recruter de nouveaux clients, attirer des talents, engager ses collaborateurs …
Pour Ludovic Hébrard, Président de l’agence Avec un Grand H et membre de COM-ENT, « avec la généralisation des événements en distanciel ou en hybride, on en revient aux fondamentaux. La première question est celle des objectifs, la seconde celle des cibles ».
Comment les définir ?
Ces objectifs doivent être précisément définis et quantifiés afin de pouvoir les confronter à leur Retour Sur Investissement (ROI) qui validera – ou pas – leur réussite. Ils doivent donc être concrets et chacun d’eux est associé à sa cible spécifique. Ils sont hiérarchisés selon leur importance et les moyens dont vous disposez pour les atteindre.
Dommine Vézia, Responsable Pôle Relations Professionnelles & Congrès de Roche Pharma France affirme que « ce questionnement sur l’objectif et les messages est très sain car il redonne tout son sens à notre raison d’être ».
La méthode SMART, couramment suivie, permet de formuler vos objectifs de manière simple, claire et compréhensible afin d’optimiser vos chances de réussite.
À ces objectifs correspond le choix d’un format.
Le choix du présentiel
Comment capter l’attention des participants ? Trois formats s’offrent à vous, chacun avec ses avantages. Le présentiel mise sur l’humain et les interactions entre les participants. Il favorise le networking, la chaleur et la qualité des contacts.
Vous interagissez directement avec les participants, qui sont totalement immergés dans l’événement en le vivant de l’intérieur. Le format présentiel est particulièrement adapté aux événements internes au cours desquels les participants ont besoin de créer du lien et renforcer la cohésion des équipes.
Le choix du virtuel
Le virtuel s’est beaucoup développé avec la pandémie et a permis de continuer à communiquer. Toutes les entreprises ont adopté les outils digitaux, avec de nombreux atouts : l’événement n’est plus périssable mais pérenne et permet d’accueillir les participants sans limite de localisation ni de nombre d’invités.
Vous pouvez ainsi élargir votre cible et entretenir le lien créé avec votre communauté. Vous leur proposerez un contenu plus diversifié sous de multiples formes en donnant libre cours votre créativité. Enfin, le bilan carbone de votre événement est sensiblement réduit.
Le choix de l’hybride
L’hybride combine le meilleur des deux formats à condition de les concevoir comme deux parcours distincts qui se rejoignent. Il faudra offrir aux présents et à ceux qui sont connectés à distance une expérience conçue pour chacun d’eux. Le digital aura ainsi toute sa raison d’être.
Vous pouvez également travailler vos cibles différemment en invitant physiquement vos cibles prioritaires en mode « VIP » et les autres virtuellement. L’important est de se poser les bonnes questions et de rester 100% flexible.
jhybrideoupas ?
Présentiel, virtuel ou hybride … la palette de formats s’est élargie. On se dirige, avec la généralisation du digital, vers une multiplication des formats hybrides. Et vous, vous hybridez, ou pas ?
En combinant présentiel et virtuel, l’hybride offre aux participants plus de liberté pour vivre pleinement votre événement. Votre challenge est de le rendre aussi intéressant pour tous. Comment ? En utilisant la bonne plateforme ! Les événements hybrides présentent de nombreux avantages :
- deux propositions pour que les participant vivent l’événement,
- un contenu numérique enthousiasmant qui vit durablement en ligne,
- plus d’interactivité : sondages en direct, réactions instantanées, statistiques, chat …
- la collecte de données numériques pour nourrir vos data,
- un meilleur retour sur investissement.
Vous hésitez encore ? A partir de quatre questions très simples : objectifs, cibles, audience et budget, jhybrideoupas.fr vous accompagne dans votre réflexion pour vous aider à prendre la bonne décision. Un algorithme analyse votre projet et vous conseille le meilleur format. Vous obtenez une étude personnalisée et des fiches pratiques pour choisir entre présentiel, virtuel et hybride.
Si le choix du bon format doit dépendre des objectifs de l’événement, il y à encore beaucoup d’autres paramètres à prendre en compte pour vous assurer d’événements performants. Concevoir une stratégie événementielle efficace et adaptée à son entreprise, à ses publics et à ses contraintes n’est pas une mince affaire…
Pour vous aider, découvrez le guide des 10 clés pour réussir sa stratégie événementielle 2022. Des conseils, des bonnes pratiques, des avis d’expert pour structurer votre réflexion et concevoir une stratégie gagnante.
