Qu’est-ce qu’un événement à la demande ?

Si les restrictions sanitaires ont d’abord contraint les événements à se transformer en rencontres virtuelles, il est clair aujourd’hui que cette nouvelle donne a changé notre manière d’appréhender les événements d’entreprise de manière pérenne. Là où tout événement BtoB était perçu comme un rendez-vous unique et éphémère qu’il ne fallait pas manquer, l’apparition des événements en ligne et leur temporalité plus longue ouvre désormais le champ des possibles. L’événementiel est en train de basculer dans l’ère de l’événement à la demande ou EOD (Event On Demand).

Événement à la demande, la définition

Pour le gain de temps, pour la simplicité ou par conscience écologique, chacun souhaite désormais pouvoir choisir comment il souhaite participer à un événement professionnel. Les publics ne souhaitent plus être contraints de se rendre disponibles à un instant T et de se déplacer sur un lieu défini. C’est tout le concept de Netflix !
Comme l’expérience cinématographique s’est profondément transformée avec l’arrivée des plateformes de VOD, l’événementiel se transforme lui aussi.

L’ère de l’EOD - Event On Demand

Les participants veulent désormais pouvoir choisir leur expérience et la manière de s’engager avec un événement. Dans le cadre d’une convention d’entreprise où l’on souhaite retrouver et échanger avec ses collègues, on préférera le format présentiel. Par contre, pour une conférence, si l’on n’a pas le souhait de rencontrer les intervenants ou les partenaires présents, la version virtuelle permet d’accéder facilement au contenu qui nous intéresse. Un contenu que l’on veut pouvoir découvrir le jour J depuis son poste de travail ou en replay sur son mobile pendant son trajet quotidien.
L’événement à la demande est un concept de fluidité dans l’expérience qui permet à tout un chacun de participer à une rencontre BtoB de plusieurs manières : en présentiel, en virtuel ou en replay. Les différents formats proposés dans le cadre d’un événement à la demande sont en général au choix de l’invité mais l’entreprise peut aussi faire le choix de proposer certains accès à des cibles privilégiées. Ainsi une marque pourra opter pour un événement virtuel et replay pour une grande majorité de ses invités et offrir le rendez-vous physique à des clients ou des partenaires VIP par exemple.

Concevoir un événement à la demande: quelle répercussion sur les organisateurs ?

Si la proposition d’offrir un choix d’expériences à la carte à ses participants est une vrai plus-value pour les publics, il n’en reste pas moins que la tâche devient complexe côté organisateur. L’événement à la demande nécessite de penser un événement hybride qui va vivre en live le jour J, en présentiel ou en virtuel mais aussi en asynchrone avec le replay.

Une conception à 3 niveaux : présentiel, virtuel, replay

La phase de conception impose de réfléchir de manière différenciée à chaque public et à son expérience propre. Chaque phase de l’événement à la demande doit être personnalisée : inscription, accès au contenu, interactivité et engagement, gestion du post-événement etc… Comment chaque public qui va accéder à un événement professionnel va le vivre ? Quelle offre de valeurs est proposée que l’on soit en live ou en différé, sur place ou à distance ?

Il faut désormais intégrer ces 3 niveaux de réflexion pour s’assurer que l’expérience de l’événement à la demande sera complète et attendra les objectifs fixés pour l’événement.

Pourquoi l’événement à la demande a de belles heures devant lui

Les événements virtuels d’abord perçus comme une contrainte ont finalement fait leurs preuves et montré de nombreux avantages. Des points positifs, côté organisateurs et côté participants, qui font qu’aujourd’hui le retour au 100% présentiel semble difficilement envisageable.

Un gain de temps et d’efficacité

Là où chaque événement bloquait au moins une demi-journée dans un agenda entre le temps passé sur place et les temps de déplacement, avec un événement virtuel, la donne est tout autre. Participer à un webinaire d’une heure ne vous prendra qu’une heure ! Tous les événements sont ainsi à portée de clics où qu’ils soient dans le monde. Et les taux de participation records sur les événements digitaux des derniers mois le confirment.

Un gain en budget et en empreinte carbone

Autres considérations importantes qui viennent renforcer le concept de l’événement à la demande : les réductions budgétaires et d’impact carbone. Dans une période de crise économique, proposer à ses collaborateurs de participer à des événements en ligne permet d’économiser de lourds budgets logistiques. Dans le cadre de congrès médicaux ou de salons professionnels, les frais annexes à l’événement comme les coûts de transport, de restauration et d'hébergement ne sont pas négligeables…
Et si ces économies budgétaires vont dans le sens des politiques RSE des grandes entreprises qui cherchent à réduire leur impact écologique, c’est un doublé gagnant.

Grâce à l’événement à la demande, on offre ainsi le choix aux entreprises de considérer sa participation à un événement également en multi-formats. Là où l’on envoyait 4 collaborateurs sur une conférence internationale, la réflexion sera désormais de proposer le présentiel à 2 hauts profils mais de permettre à 10 autres personnes de l’équipe de participer aux conférences à distance. Tout en réduisant les coûts, plus de collaborateurs auront ainsi accédé à l’événement et à son contenu à valeur ajoutée.

La crise sanitaire a profondément bouleversé la manière de consommer les événements et l’apparition de cette tendance des “événements à la demande” en est la preuve. Comme l’arrivée de Netflix a pu inquiéter les professionnels du cinéma qui imaginaient une perte de sens, de qualité et d’émotions avec les plateformes de VOD, l’événement restera un moment fort de rencontres et d’émotions. Mais l’événement à la demande vient apporter une alternative que le public sollicite désormais et qui aidera à développer la valeur ajoutée et l’engagement lors des événements professionnels à venir.