Comment impliquer votre audience lors d’un événement hybride ?

Obtenir de l’engagement lors d'un événement est un véritable Graal. Mais lors d'un événement hybride, qui implique par définition une unité de temps mais un double lieu, cet engagement revêt un caractère différent. Et pour cause, vous faites face à deux cibles qui ne vivent pas la même expérience : les unes sont présentes sur le lieu de l’événement, les autres à distance derrière leur écran. Voici quelques conseils pour rendre votre événement riche sur les deux plans et susciter une implication de votre audience aussi forte des deux côtés.

Concevoir une expérience personnalisée pour chaque audience

Il faut d'abord avoir à l'esprit que l'une et l'autre des audiences d'un événement hybride ont la même importance. En d'autres termes, les personnes présentes à distance n'ont pas à tenir la chandelle, pendant que les personnes en présentiel profitent de tous les avantages de l'événement. Pour autant, cela ne veut pas dire proposer la même chose à tous au même moment. En procédant de cette manière, votre organisation en pâtirait et chacune des parties ne pourrait pas bénéficier de l'événement à 100 %.

De plus, à distance ou en présence, les participants n'ont pas les mêmes attentes. Bien souvent, les personnes qui suivent un événement sur un écran le calent dans un agenda de visioconférences déjà bien rempli. Elles sont aussi susceptibles de perdre le fil, de se disperser. Vous devez donc constamment susciter leur intérêt. Et, en parallèle, votre événement en présentiel doit générer un véritable enthousiasme sur place. Pour cela, trois critères sont à retenir :

1. Proposer des expériences personnalisées à chacune des deux audiences. Au delà de temps communs, il est intéressant de réfléchir à des temps réservés à l’un ou l’autre de vos audiences. Les personnes à distance pourraient par exemple avoir l’opportunité de participer à un chat privé ou à une visio avec l’un des orateurs stars. A la fin des talks, les personnes sur écran sont invitées à participer à des sessions de networking virtuels alors que les participants sur place profitent d’une pause café pour échanger de manière plus informelle. Tout est imaginable pour apporter à chacun le degré de communication qu'il attend pour s'impliquer.


2. Donner à tous les participants la possibilité d’interagir et de participer facilement avec les outils mis à leur disposition. Pour faire suite à la personnalisation de l'expérience, il est important de mettre en place une plate-forme web dédiée aux participants à l’événement virtuel et, dans le même temps, de donner accès à une application aux participants en présentiel. Chacun pourra ainsi interagir, consulter des contenus complémentaires, échanger avec d’autres participants avec un outil adapté à son expérience.


3. Créer des temps communs où l'audience partage son ressenti et ses points de vue à travers l’interactivité. Les plates-formes d'événements facilitent cela par le biais de quiz, votes, questions/réponses. Ce sont autant de moments conviviaux qui entraînent une implication de part et d'autre, et par conséquent de l'engagement.

Créer du lien entre les deux audiences, c’est possible

D'une manière générale, l’un des points forts des événements, qu'ils soient en présentiel ou à distance, c'est la rencontre. Lors d'un événement classique, on ne se pose pas la question puisque l'échange et la proximité sont induits. Pour un événement hybride, il est intéressant de réfléchir à comment connecter les deux audiences pour favoriser l'engagement et ne pas mettre une partie du public de côté.

Echanger et networker : utiliser des outils qui favorisent la communication

Si vous choisissez la bonne plate-forme d'événements, vous pourrez notamment rendre accessible aux utilisateurs la liste des participants. Chacun pourra entrer en contact par message ou même par vidéo. De cette façon vous mêlez habilement, et ce quelle que soit la forme, le présentiel et le distanciel. L'audience profite de cette façon d'un véritable moment de networking, tout en étant un acteur de l'événement. La plateforme et l’application offrent ainsi la possibilité d’entrer en contact avec un autre participant qu’il soit sur place ou dans son bureau.

Travailler ensemble en ateliers collaboratifs

Lors d'ateliers de travail ou de tables rondes, les plates-formes permettent aujourd'hui d'impliquer les deux types de participants. Ils sont pour cela « réunis » dans des salles virtuelles par l’intermédiaire de la visio-conférence. Les participants à distance sont connectés au grand écran de la salle de travail et peuvent ainsi voir et échanger avec les participants présents sur site. Des échanges d’idées ont lieu et un travail collaboratif devient alors possible malgré la distance physique.

Profiter de l'avantage de l'hybride : plus de limite !

Lors d'un événement hybride, vous accumulez non seulement un nombre important de participants sur place, mais aussi une multitude de participants à distance. Sans frontières ni distance maximum, votre événement hybride – selon les personnes à qui il est destiné – peut attirer les foules comme aucun autre. Une fois encore, c'est l'occasion de créer une cohésion et d'apporter à tous matière à satisfaction. Là où vos contraintes budgétaires vous obligeaient souvent à limiter le nombre d’événements réunissant vos collaborateurs à l’international par exemple. L’hybride vous permettra de les faire travailler ensemble à de multiples occasions.

Un dispositif hybride permet donc de rendre l’événement plus accessible et polymorphe pour s’adapter à tous les publics. Chacun peut alors choisir l’expérience qu’il souhaite pour profiter, en fonction de ses attentes, des différentes conférences, tables rondes ou workshop, via des outils qui facilitent sa journée. En tant qu’organisateur, vous serez ainsi amené à avoir une double réflexion sur ce que vous souhaitez proposer et offrir à vos 2 publics présents sur place et à distance.