Qu’est-ce qu’un bon participant ? C’est d’abord une personne qui répond présent. Vous l’avez ciblée, choisie et enfin invitée grâce aux data dont vous disposez dans votre CRM et qui sont la base de toute stratégie d’invitation. Et sa présence à votre événement est votre premier challenge, que vous vous donnerez les moyens de réussir grâce à une stratégie multicanale qui démultiplie votre potentiel.
1ère étape : identifier votre cible grâce à une approche « data driven »
Sachez que le taux de transformation de vos invités en participants peut passer de 30 à 70%. Là aussi, tout est affaire de stratégie et d’outils.
Votre stratégie pour choisir les participants à vos événements passe par une bonne utilisation des data dont vous disposez sur vos clients et prospects. Ces données que vous avez récoltées vous sont utiles pour mieux connaître et cibler vos futurs invités.
Vous disposez notamment, pour les prospects de l’historique des actions que vous avez déjà entreprises et leurs résultats, et pour les clients du potentiel de chiffre d’affaires que vous pouvez espérer.
Un événement étant par essence interactif, vous choisirez également vos participants parmi les profils battants et motivés : ceux qui vont participer, poser des questions, réagir positivement, contribuer à l’animation des échanges en présentiel. Dans le cas d’un format hybride, les images de ces participants actifs seront relayées pour les participants en mode virtuel et mettront en valeur la dynamique de l’événement.
2ème étape : inviter en optant pour une stratégie multicanale
Le digital infuse l’événementiel à toutes les strates de son déroulement. Dès la phase d’invitation et d’inscription, l’utilisation simultanée de plusieurs canaux optimise vos chances.
Votre outil de CRM est là aussi pour vous accompagner dans la mise en place et la gestion de vos campagnes de recrutement d’invités. Une fois que vous aurez segmenté votre base de données pour sélectionner les bons contacts, vous pouvez lancer votre campagne d’emailing ou de SMS puis gérer les différentes étapes de rappel et d’inscription.
« Avant on faisait circuler une feuille de papier et chacun ajoutait les noms de ses invités, les taux de transformation étaient bas mais constants. Demandez à votre outil de CRM de gérer l’invitation à vos événement, vous optimiserez votre taux de transformation, donc votre chiffre d’affaires » recommande Pierre Métrailler, CEO de SpotMe.
C’est pour cela que la plateforme SpotMe peut se connecter facilement aux principaux outils CRM comme Marketo ou Veeva pour permettre une gestion simplifiée de vos inscriptions et un suivi qualitatif de vos contacts au delà de vos événements.
Autre solution : les réseaux sociaux qui accompagnent vos événements du début à la fin. Ils sont un relais efficace pour communiquer et contacter une partie de votre public qui vous suit sur un – ou plusieurs – réseaux. Votre site web est également un relais indispensable, tout comme une newsletter ou un livre blanc.
L’essentiel est de vous reposer sur une connaissance pointue de votre public ciblé, ses habitudes et ses attentes, pour piloter votre stratégie. Enfin, ultime avantage du digital, il vous permet de mesurer les retombées, en temps réel, et de modifier votre campagne en conséquence.
3ème étape : travailler sur le faire venir
Inviter, c’est commencer à construire une relation que vous espérez durable. Elle repose sur des promesses : des informations essentielles, des rencontres motivantes, des experts reconnus, une programmation dynamique … Vos invités n’attendent plus qu’une chose : que vous leur donniez les bonnes raisons pour vous consacrer un peu de leur temps. Et que ce soit rentable pour eux.
Votre faire venir peut se résumer en deux points : la thématique de votre événement et son contenu. Mais ce sont les avantages qui séduiront les participants qui leur donneront envie de participer.
Vous avez tant à dire pour décrire votre événement que le plus difficile est de hiérarchiser vos arguments en fonction de leur impact sur vos cibles. Le plus important est de bien mettre en scène sa valeur ajoutée. Ce peut être les solutions qu’il apporte à une thématique d’actualité, la présence d’intervenants prestigieux ou d’experts reconnus et suivis, un lieu emblématique, une nouveauté …
Au-delà du message, adoptez un ton qui épouse la personnalité de votre entreprise et illustre la relation de confiance qu’elle entretient avec ses invités. Humanisez et personnalisez votre message, rédigez ses objectifs avec clarté, soignez l’esthétique et terminez par un call to action puissant. L’ajout d’une vidéo et de témoignages est toujours un plus.
Vous choyez vos invités et c’est une démarche qui commence avant même l’événement (et se poursuivra bien après). En misant sur eux et leur potentiel de business, vous êtes déjà, dès le processus d’invitation, dans une perspective de ROI. Enfin, si votre invité est bien présent, c’est que vous avez gagné la bataille du contenu et de la crédibilité. La première pierre de votre histoire commune est posée. Vous pourrez alors les inviter à d’autres événements et créer petit à petit votre communauté !
La gestion des invitations et du faire venir fait partie des 10 clés pour réussir sa stratégie événementielle.
Découvrez la suite dans le guide des 10 clés pour réussir sa stratégie événementielle 2022. Des conseils, des bonnes pratiques, des avis d’expert pour structurer votre réflexion et concevoir une stratégie gagnante.
