Pourquoi l’événement virtuel restera une opportunité au-delà de la crise sanitaire ?

Il y a fort à parier que, lorsque les vaccins auront fait leur effet et que la « vie normale » reprendra son cours, les événements en présentiel reviendront ! Depuis 2020, face à l’interdiction des rassemblements professionnels, les event virtuels ont néanmoins permis de maintenir le lien entre les clients et les collaborateurs, et les collaborateurs entre eux. Ils ont aussi donné aux marques la possibilité de continuer à prendre la parole. Mais alors, qu'adviendra-t-il des événements digitaux une fois la crise passée ? Faudra-t-il les ranger au rayon des souvenirs ou, au contraire, continuer à les utiliser pour amplifier ce lien ? L'événement hybride saura-t-il se faire une véritable place ?

Vous avez découvert tous les avantages de l'événement virtuel

En 2020, en quelques semaines, voire quelques jours, tous les acteurs de l'événement ont dû trouver des solutions pour ne pas annuler totalement leurs engagements. Les entreprises devaient quant à elles maintenir le lien avec leurs collaborateurs, leurs clients et leurs partenaires. Les outils de visioconférence et de streaming se sont alors imposés rapidement dans le paysage professionnel, comme aucun autre système auparavant. Les grandes entreprises comme les plus petites structures ont organisé des rencontres et conférences en ligne et ont revu l'ensemble de leur stratégie de communication.

Cet essai leur a prouvé que les événements à distance génèrent de nombreux avantages qui en font un outil pérenne :

• L'événement digital n'est plus éphémère et périssable. Votre audience peut ainsi profiter non seulement du jour J, mais aussi des replays et différents contenus à la demande.
• Un événement virtuel ne connaît pas de limites géographiques. Cela permet à plus de personnes de participer, tout en limitant fortement l’empreinte carbone en l'absence de déplacements.
• Vous élargissez votre cible : par ces deux premiers avantages cités, vous pouvez vous adresser au plus grand nombre et leur faciliter l’accès à l’information.
• Vous pourrez d'autant mieux entretenir le lien avec votre communauté, grâce à une communication plus pérenne qui ne tient plus seulement à des rencontres en présentiel.
• Vous pouvez offrir des expériences différenciantes, voire plus pertinentes car plus personnalisées que lors d'un événement présentiel. L’événement digital va beaucoup plus à l’essentiel, avec des durées plus courtes et par conséquent des discours plus impactants.

Repenser sa programmation événementielle à travers le présentiel et le distanciel

Le présentiel et le distanciel sont loin d'être antinomiques. Les prochains mois montreront une véritable complémentarité entre les deux à travers l’essor des événements hybrides. Fortes de leur expérience des événements virtuels depuis un an, les entreprises chercheront toujours quelle méthode sera la plus efficace en fonction de leur besoin de communication à l'instant T.

Si bien que certains événements resteront - ou deviendront - virtuels de manière pérenne, car ce nouveau format répondra beaucoup mieux aux attentes de l’audience. Par exemple, dans le cas d’une conférence où l’attente est centrée sur le contenu délivré, les participants apprécieront d’économiser leur temps en se connectant en direct ou en replay et en évitant les déplacements inutiles.

A l'inverse, pour les événements corporates dont l’objectif est plutôt le networking, la rencontre, et les échanges informels, il sera plus logique et performant de favoriser le présentiel.

Les événements hybrides : entre présentiel et digital

Et pourquoi ne pas créer des événements protéiformes intégrant à la fois du présentiel et du distanciel ? Cela fonctionne très simplement si vous optez pour les bons outils.

Un événement hybride suppose de traiter une partie de l’audience en présentiel et une partie de l’audience à distance. Votre salle sera ainsi remplie et d'autres personnes pourront assister aux conférences et discussions à distance. Finalement, ce type de dispositif existe déjà si l'on pense par exemple aux enchères.

Mais aujourd'hui, le digital permet une totale immersion dans l'événement. Il s’agira donc de créer des expériences optimisées et sur-mesure pour chacune de ces cibles. Les entreprises pourront proposer un accès à une plateforme virtuelle afin de créer le lien et de réunir les participants en distanciel et présentiel.

En cela, l'interactivité sera indispensable à travers, par exemple, des rendez-vous en visioconférence entre les deux audiences, par le biais de la plateforme…Ils pourront aussi réagir en direct, comme les personnes présentes dans la salle. Les frontières entre le numérique et le présentiel seront dès lors abolies et chacun y trouvera son compte selon ses attentes.

L'événement hybride, c’est le meilleur des 2 mondes !