Événements virtuels / Événements hybrides : le nouveau virage de 2021

La crise sanitaire a accéléré un mouvement qui aurait tôt ou tard eu lieu soit la transformation d’une partie des événements présentiels en événements virtuels pour des raisons pratiques et environnementales. Les professionnels se seraient sans doute moins déplacés, pour limiter leurs émissions de CO2 et gagner du temps. Désormais à l’aube de la reprise du présentiel, de véritables questionnements se posent sur les formats événementiels à venir avec l’émergence des événements hybrides qui pourraient être le meilleur des 2 mondes, le physique et le digital.

Qu’est-ce qu’un événement hybride ?

Le principe d’un événement hybride est très simple : l’événement en présentiel existe bel et bien avec des participants, « comme avant ». Mais s’ajoute à cela une audience en distanciel avec des personnes connectées qui suivent l’événement en ligne.

Par exemple, au cours d’un séminaire hybride, tous les participants présents et à distance peuvent assister à la fois aux conférences et aux ateliers. On pourra imaginer certains temps communs mais aussi certains temps séparés. Les sessions d’ateliers se feront en salle pour les équipes présentes sur place et les participants en digital les feront entre eux en visioconférence. Les restitutions pourront alors se faire en session plénière avec des rapporteurs sur scène ou projetés sur grand écran…

L’interactivité peut également être gérée en temps réel pour l’ensemble de votre audience. Qu’elles soient physiquement là ou non, il s’agira de mettre à disposition des outils d’interactivité sur smartphone par exemple pour permettre à chacun de réagir avec les contenus, de poser des questions etc…

Le sujet principal sera alors de savoir quelle expérience vous proposez à vos participants en physique et quelle expérience vous proposez à vos participants en digital !

Pourquoi les événements hybrides seront-ils la nouvelle norme en 2021 et 2022 ?

Vaccination et immunité collective devraient enfin, selon toute vraisemblance, nous permettre de vivre avec cette pandémie.. Pour autant, le principe de précaution devrait prévaloir s’agissant des rassemblements. Cette première raison devrait conduire les organisateurs à privilégier un système hybride où il sera possible de limiter le nombre de participants en présentiel et d’ouvrir le distanciel à beaucoup plus d’inscrits.

Mais plus encore que les conséquences de la crise sanitaire, les événements hybrides devraient devenir la nouvelle norme en 2021 et 2022 pour répondre à tous les besoins des participants et des organisateurs. Les premiers cherchent avant tout à obtenir des informations et des solutions qui leur soit utiles. Les autres ont besoin d’élargir leur audience, au-delà des frontières.

Les prochains mois, le meilleur du présentiel et du distanciel devrait prévaloir. Car les événements digitaux ont apporté ce qui manque encore aux événements classiques. L’hybride permet au contraire de cumuler les avantages de l’un et de l’autre :

• Avec un processus hybride, vous permettez à votre événement de ne plus être limité à un laps de temps court. Pour cela, vous pouvez laisser à la disposition de vos participants sur la plateforme des contenus inédits et des replays.
• Vous n’avez aucune limite géographique. Ainsi, une personne qui aurait souhaité voyager pour venir, mais qui se retrouve bloquée pour différentes raisons, pourra quand même y participer.
• Vous proposez aux participants, où qu’ils soient, d’interagir et ouvrez ainsi le champ des possibles sur le sujet.

Comment concevoir un événement hybride ?

Non seulement les événements hybrides mixent le présentiel et le distanciel, mais en plus ils permettent de concevoir son propre format en fonction du contexte et de la cible. Plusieurs options offrent toute la latitude nécessaire à un événement hybride de qualité :

• Un événement en majorité présentiel avec un peu de digital : pour cela, vous pouvez utiliser la diffusion en streaming du contenu. Les participants à distance, selon la plateforme de diffusion choisie, peuvent intervenir et interagir avec l’événement.
• Un événement en majorité distanciel, avec un peu de présentiel. Dans ce cas, il s’agit de faire une présentation premium à un nombre restreint de personnes présentes à l’événement (un groupe VIP) et de proposer un contenu varié et interactif en ligne.
• Enfin, l’événement full hybride offre une véritable expérience distancielle et présentielle. Il est par conséquent essentiel de mettre les deux sur le même plan pour avoir une véritable fluidité entre l’événement qui se déroule dans un lieu défini, et l’ensemble de l’audience.

L’événement hybride est une véritable opportunité pour pouvoir décupler l’impact de votre événement. Mais si vous optez pour un véritable événement full hybride, alors il s’agit d’imaginer 2 événements, présentiel et distanciel, en un seul. Ce qui signifie aussi un double travail pour les organisateurs et des dépenses budgétaires beaucoup plus importantes pour répondre aux attentes des 2 audiences.