8 conseils incontournables pour une conférence virtuelle réussie

Les conférences virtuelles ne sont pas une idée révolutionnaire, mais désormais les organisateurs d'événements apprennent à les utiliser de manière innovante. Ce qui est né d'une nécessité se transforme en avantage. Découvrez comment fonctionnent les conférences virtuelles, quels sont les éléments clés que vous devez inclure pour vous démarquer dans votre domaine, et comment le choix de l'hybride peut être la solution dans un monde post-pandémique.

Qu’est-ce qu’une conférence virtuelle et comment ça marche?

Les conférences virtuelles sont des conférences auxquelles vous assistez sur le web, depuis un ordinateur ou un smartphone. Parmi elles, il existe les salons digitaux, qui sont généralement des événements de plus grande envergure qui peuvent durer des jours ou des semaines, en fonction de leur objectif, par opposition aux événements plus courts tels que les webinaires.

Les participants à distance peuvent s'inscrire, payer leur billet et se rendre à la conférence où qu'ils se trouvent dans le monde, s'engager dans le contenu et profiter de tous les aspects de la conférence dans un format en ligne.

Les meilleures conférences virtuelles comportent des éléments interactifs (sessions en petits groupes, chats, réactions en direct, gamification, ateliers, visites virtuelles, etc.) qui favorisent la réussite de ces événements.

Les 8 éléments clés d’une conférence virtuelle

Certains organisateurs d'événements craignent encore qu'il soit trop difficile de susciter - et maintenir - l'intérêt des participants virtuels, surtout lorsqu'il s'agit d'organiser un événement de plusieurs jours. Mais il est tout à fait possible de sortir de ce cadre.

Du divertissement virtuel aux parrainages, découvrez comment vous pouvez rendre une conférence digitale ou hybride tout aussi passionnante - voire plus - que son homologue entièrement en présentiel.

#1) Consolidez votre message avec une keynote phare

Les keynotes sont un élément essentiel des conférences. Elles définissent le thème principal de l'événement de manière inspirante, souvent en liant des histoires personnelles aux idées principales de l’événement.

• Les keynotes peuvent être utilisées pour donner le ton de l'événement et en présenter l'objectif.
• Elles peuvent intervenir tout au long de l'événement, ou à la fin pour conclure certains aspects ou certaines idées.
• Quel que soit le timing de l'intervenant principal, celui-ci a souvent un certain niveau d'influence et peut favoriser l'attention et la participation.

#2) Offrez une expérience avec la bonne plateforme de conférence virtuelle et la bonne technologie événementielle

Vous avez peut-être tout prévu, les intervenants, le contenu et les expériences, mais avez-vous la bonne plateforme et la bonne technologie pour les transmettre ?

Choisissez judicieusement, car toutes les plateformes n’offrent pas les mêmes fonctionnalités. Elle doit être capable de gérer facilement l’ampleur de votre public, les outils d'engagement, le divertissement virtuel, les intégrations, etc. Et n'oubliez pas la sécurité et l'analyse des datas pour en apprendre toujours plus sur votre événement afin d’optimiser l’édition suivante.

#3) Lancez la conversation avec des sessions en petits groupes, des tables rondes et des débats d'experts

Pour combattre l'idée que les éléments virtuels manquent d'engagement, offrez toutes les opportunités possibles. Prévoyez :

• des sessions en petits groupes pour le réseautage et les questions-réponses
• des tables rondes pour les discussions et l'exploration de sujets spécifiques
• et des discussions de groupe pour partager les différentes perspectives des experts et des leaders du secteur.

Dans un cadre hybride, les utilisateurs peuvent participer virtuellement à l'événement physique à l'aide d'un ordinateur portable, d'une tablette ou d'un smartphone s'ils le souhaitent. Il faut donc optimiser leur expérience en leur permettrant d’interagir de la même manière que le public en présentiel grâce à la plateforme utilisée. Il faut en effet que les participants puissent se connecter à des session d’atelier, prendre part à l’interactivité, accéder aux outils collaboratifs et de brainstorming, networker… Et tout cela doit être accessible depuis un ordinateur ou depuis un téléphone avec application s’ils sont sur place.

Vous pouvez également créer ces espaces “détente” pour les conversations informelles et les pauses , où les participants peuvent discuter et nouer des contacts dans un cadre informel en présentiel mais aussi en distanciel.

#4) Apporter de la connaissance avec des ateliers et des démonstrations

Les ateliers et démonstrations se prêtent parfaitement à un événement virtuel ou hybride. Les speakers peuvent même faire entrer les participants dans leur bureau ou leur atelier en filmant les démonstrations de leur produit ou de leur idée. Ils peuvent partager leur écran pour les tutoriels et proposer le téléchargement d'autres contenus.

Utilisez des outils de participation tels que des chats en direct, des sondages ou des questions-réponses pour que les speakers puissent voir et répondre pendant la démonstration. Les participants peuvent répondre à des quiz ou à des enquêtes après les ateliers pour tester leurs connaissances ou partager leurs idées et leurs commentaires.

En fonction de l’engagement que vous souhaitez proposer à vos participants, ces sessions peuvent également se faire sous forme de visio-conférences.

#5) Renforcez votre crédibilité grâce au sponsoring

Vous vous demandez comment intégrer des partenaires dans le volet virtuel de votre événement ? C’est possible !

• Placez des sponsors sur votre plate-forme virtuelle avec des bannières, des visuels ou des publicités vidéo.
• Présentez des conférenciers, des discours ou des ateliers fournis par les sponsors.
• Encouragez les partenaires à envoyer des cadeaux/goodies aux participants.
• Collaborez avec eux à la mise en place de réseaux virtuels ou d'after-parties avec des animations.
• Travaillez ensemble sur le contenu des médias sociaux et les promotions
• Découvrez les idées de vos sponsors et la manière dont ils souhaitent que ces idées soient mises en œuvre en tenant compte de vos propres objectifs et de votre plateforme

#6) Offrez toutes les possibilités de networking

Les conférences en présentiel sont propices au networking. Les plateformes d'événements virtuels ont donc été conçues en tenant compte de cette réalité et offrent ainsi des possibilités de rencontres et d’échanges à tout moment.

Permettez à votre public de se connecter sur des forums de discussion en fonctiond'intérêts communs, et divisez-le en petits groupes ou en chats individuels. Les participants peuvent ainsi se retrouver en fonction des personnes qui sont à proximité, partager des QR codes personnels et échanger leurs coordonnées.

Utilisez la gamification, en encourageant les compétitions conviviales. Intégrez également une application spécifique à l'événement pour favoriser les interactions entre vos audiences à distance et en présentiel.

#7) S'engager dans le divertissement (virtuel)

Pour offrir des divertissements de qualité, il est essentiel de connaître son public. Proposez des enquêtes et des sondages avant les événements pour découvrir quels types de divertissement ils aimeraient voir pour faire une pause ou terminer la journée. Comprenez quel type de contenu fera oublier aux gens qu'ils sont devant un ordinateur et les plongera dans un univers attrayant :

• Artistes en direct
• Voyage virtuel
• Jeux basés sur la participation en direct
• Flux de photos montrant les participants chez eux.

Pour cela, demandez à votre équipe de réfléchir aux moyens les plus créatifs d'impliquer votre public d'une manière qui corresponde à votre marque et à votre image.

#8) Donnez de la valeur à votre événement en proposant des expériences VIP et des cadeaux numériques

Créez des opportunités VIP pour que les participants puissent profiter davantage de l'événement :

• des sessions de networking exclusives
• des discussions individuelles avec des experts
• des possibilités de divertissement spéciales
• un accès anticipé aux sessions ou à des sessions réservées aux VIP
• des bons, des cadeaux et des articles promotionnels qui pourront être partagés sur les réseaux sociaux

Et si vous basculiez en hybride ?

Si les conférences en présentiel et les conférences virtuelles ont chacune leurs propres forces et avantages, elles forment ensemble un événement puissant : la conférence hybride. Avec elle, vous pouvez répondre à de multiples besoins et créer des expériences uniques pour votre public, où qu'il se trouve.

Le fait d'avoir une composante en présentiel, avec un lieu, des intervenants et un public en direct, peut être passionnant pour les participants virtuels, en ajoutant une autre dimension enthousiasmante à ceux qui suivent la conférence sur leur téléphone ou leur ordinateur. De plus, vous touchez ainsi beaucoup plus de personnes et recueillez des données précieuses sur l'engagement.

Enfin, sachez que la meilleure façon d'augmenter votre retour sur investissement est de vous assurer que les objectifs de votre événement sont clairement définis dès le départ. Ceci est particulièrement important dans le monde des événements hybrides, où vos objectifs doivent être clairement exécutés sur deux types de canaux : en présentiel et virtuel.