Entre la réception et les réponses aux différents emails jusqu’à la validation de l’inscription de vos participants, le processus d’invitation et d’inscription peut vite devenir un véritable parcours du combattant. Pourtant il existe des solutions pour simplifier et automatiser ce process d'inscription.
Simplifier le processus pour l’organisateur et pour l’utilisateur
La phase d’invitation est le premier étage de la fusée. Autant dire que c’est un élément crucial de la réussite de votre événement. Bien exécutée, elle permet d’optimiser le nombre de vos participants car il y a toujours un risque de perdre énormément d’invités en route.
Vous disposez d’une liste de contacts, le plus souvent sous un format Excel, que vous souhaitez inviter à votre événement. Certes vous pouvez toujours travailler manuellement en exportant cette liste pour l’importer dans un outil spécialisé dans les emailings. Mais aujourd’hui il existe des outils d’automatisation de ce processus, qui demandent juste à être programmés. Pour vous organisateur, le gain est double:
- c’est facile à mettre en place,
- c’est duplicable pour votre prochain événement.
L’automatisation de vos campagnes d’invitation est donc essentielle, à la fois pour optimiser le processus mais aussi pour gagner du temps. Elle simplifiera considérablement votre travail lors des deux étapes clés :
- la gestion des emails, c’est-à-dire la campagne d’invitation,
- la gestion des inscriptions à votre événement, par le biais d’un formulaire.
Vous pouvez certes utiliser deux systèmes différents, à condition qu’ils communiquent entre eux. Mais l’intégration de l’ensemble du processus est une garantie de qualité, donc de succès.
Une stratégie gagnante
Automatiser ne veut pas dire déshumaniser. Vous prendrez ainsi soin de bien rédiger vos messages et de personnaliser votre parcours client pour éviter de délivrer la même expérience standardisée pour tous. L’automatisation repose sur des scénarios aux possibilités multiples. Elle permet d’adapter votre communication aux réponses et aux besoins des invités à votre événement. Selon votre stratégie, le taux de transformation de vos invités en participants peut passer de 30 à 70%.
Les data que vous avez collectées sur vos invités – les prospects mais aussi les clients, qu’il est important de continuer à embarquer lors de vos événements – vont jouer tout leur rôle. Mieux les connaître vous assure de mieux les intégrer dans vos scénarios.
Inviter, c’est aussi collecter encore plus de data
Présent à chaque étape de l’événementiel, le digital est devenu un acteur incontournable de l’ensemble du processus. Pour la gestion du parcours d’inscription, le digital simplifie et optimise, grâce aux API. Les API (application programming interface) sont des interfaces logicielles qui permettent de connecter deux solutions afin qu’elles échangent des données et des fonctionnalités. Ces intégrations sont primordiales. SpotMe a intégré un grand nombre d’outils professionnels pour centraliser la gestion de vos campagnes d’invitation. Citons par exemple Veeva, Marketo, Salesforce, Iqvia, eloqua, Hubspot, Cvent …
Concrètement, les data, issues des CRM vont remontées vers SpotMe et vont nourrir les campagnes d’envoi avec pour objectif d’augmenter le taux d’inscription mais aussi pour certaines typologies d’événement, d’optimiser votre pipeline.
L’utilisation du digital pour l’automatisation du process d’invitation ne se limite pas à l’optimisation de votre campagne d’invitation. Elle va également récolter et compléter les informations que vous allez recueillir tout au long de ce processus. Ces nouvelles données vont nourrir et enrichir votre CRM dans l’optique de futures campagnes en augmentant encore vos chances de succès.
En optimisant vos campagnes d’inscription, vous répondez à un objectif immédiat, qui est de réunir le plus grand nombre de participants, mais également un objectif sur le long terme, qui est de mieux connaître vos clients. Le digital, l’automatisation, les data sont bien une des clés essentielles de votre stratégie événementielle.
L’invitation et l’inscription sont les premières briques de votre événement et une condition essentielle de sa réussite. Le digital vous offre des possibilités nouvelles de simplifier et d’automatiser vos campagnes.
Pour en savoir plus sur les outils qui vous permettront de simplifier vos process événementiels et ainsi gagner un temps précieux, n’hésitez pas à regarder le replay de notre webinar : “5 outils pour organiser, engager et automatiser vos prochains événements”
