L’hybridation des événements modifie à la fois le processus d’organisation et le parcours proposé aux participants, en présentiel ou en distanciel, avec deux objectifs : créer de l’interactivité pour captiver leur attention et générer de l’engagement afin de créer une relation forte et durable. Ces parcours pourront ainsi se rejoindre ou se séparer afin d’optimiser l’expérience de vos deux audiences.
Deux parcours différents, faits pour se rejoindre
L’un des points forts du digital reste l’hyper-personnalisation et la possibilité de proposer des parcours adaptés à chaque participant en fonction de ces interêts personnels, de votre lien avec lui etc…
Dès la campagne d’invitations, vos deux audiences auront droit à un traitement sur mesure pour les accompagner tout au long de l’événement. Le teasing, la promesse et le contenu restent les mêmes, que vous proposiez de vivre l’événement en présentiel ou en distanciel, mais ils peuvent dessinent des parcours légèrement différents. En effet, grâce aux datas récoltées en amont via votre CRM ou au moment de l’inscription, vous allez pouvoir faire des propositions personnalisées sur le choix des conférences à suivre, les ateliers qui peuvent les intéresser mais aussi les personnes qu’on leur suggère de rencontrer (MatchMaking).
D’abord parallèles, lors des phases d’inscription, les expériences des invités présents et ceux en distanciel tendent à se dissocier le jour J. Pourtant même le jour de l’événement, il est important de créer des temps communs aux 2 expériences pour unifier votre public.
Les phases d’interactivité sont un moment privilégié pour mettre sur un pied d’égalité l’ensemble des participants. En effet, même vos invités en présentiel peuvent bénéficier de la puissance des outils digitaux via une application dédiée qui apporte une puissante dimension interactive et pratique à votre événement (agenda, informations logistiques, découverte des participants, interactivité…).
Les parcours se rejoignent là où ils s’enrichissent mutuellement : les Q&A, les votes et autres quiz peuvent être proposé aux 2 audiences. Les participants en distanciel verront les questions apparaître directement dans la fenêtre vidéo du live. Quand sur site, elles arriveront sous forme de notifications sur le mobile de chaque invité qui pourra ainsi y répondre facilement. L’expérience est optimisée pour chaque public afin que la participation soit la plus simple possible.
Enfin ces parcours participants se recroiseront en post-evenement où vous capitaliserez sur la production de contenus réalisés en live : mise à disposition de replays séquencés par thématique, prises de parole ou interviews pour servir votre stratégie digitale… Ces contenus vont venir renforcer votre image de marque et enrichir vos prochaines campagnes de communication … auprès de tous !
Des temps communs et des temps dissociés
Côté contenu, les expériences vont être adaptées. En présentiel, l’application permet de consulter l’agenda, se renseigner sur les différents ateliers et leur localisation. Toutes les informations sont à portée de main sur leur téléphone mobile.
Ceux qui sont en distanciel et connectés via leur ordinateur pourront être gratifiés de contenus supplémentaires en parallèle du live pour soutenir leur attention : échanges exclusifs avec les intervenants via des tchats dédiés, forums de discussions thématiques, ou accès à une salle de café virtuel en visio.
Concernant l’agenda, les temps de conférences pourront être partagé en commun en incluant des phases d’interactivité. Mais la question se pose pour les ateliers collaboratifs. Même si il est techniquement possible de réunir dans une salle de travail des participants physiques et en distanciel, il est recommandé de séparer les deux audiences. En effet, l’interaction ne se fait pas de la même manière en physique et en digital. On risque vite d’assister à une discussion fluide en salle tandis que les personnes à distance deviendraient rapidement spectateurs de l’échange. Nous touchons là à une des limites de l’hybride. Dans ce cas spécifique, il est plus adapté de dissocier les publics.
Pour les personnes présents physiquement, organiser un atelier d’une dizaine jusqu’à une cinquantaine de personnes est classique et la multiplication des outils digitaux concourt à donner du rythme et susciter l’engagement.Pour les personnes en distanciel, réunies en visioconférence, SpotMe intègre par exemple l’application de tableau blanc Miro qui permet de créer un espace collaboratif où vos invités pourront se retrouver, échanger, interagir. De manière plus simple, cela peut également se faire avec la suite Google qui est très collaborative par nature.
Pour Vincent Barral, Directeur de Clientèle chez SpotMe : à distance en visio-conférence, ce n’est pas forcément statique, ça peut même être plus collaboratif ». Et pour rendre l’expérience encore plus riche, « On a rajouté la possibilité de modérer, de pourvoir gérer à distance les micros. Ce sont des détails mais qui comptent pour faciliter la collaboration à distance» renchérit Pablo Fernandez, VP Product chez SpotMe.
Présentiel ou distanciel, un seul outil pour organiser et participer
Que l’on conçoive des parcours identiques ou dissociés pour ses publics, il est important que l’organisateur puisse compter sur un seul et même outil. Double expérience, ne veut pas dire double travail… enfin, du moins, pour la plateforme de votre événement.
La plateforme événementielle est à l’événement hybride ce qu’est le squelette au corps humain. Un outil comme SpotMe vous accompagnera à chaque étape de votre événement, en présentiel comme en distanciel. Pour Alice Thompson, Chef des Ventes Europe chez SpotMe : « la plateforme permet de différencier les parcours. Elle gère le pré-événement, l’événement et le post-événement et permet de travailler dans la durée ».
Une fois que l’on a défini sa stratégie qui combine les deux formats, il est important de choisir le bon outil. SpotMe permet aux utilisateurs de développer une seule et unique plateforme d’événement afin d’offrir un maximum de flexibilité. Vous pouvez ainsi changer de format d’événement, même à la dernière minute, la conception de la plateforme ne changera pas. En effet, grâce à sa conception “Mobile First” la solution SpotMe est accessible depuis un ordinateur, une tablette ou un téléphone en proposant à chaque fois une interface adaptée au public.
L’important est de faire vivre à chaque audience, une expérience optimale. SpotMe apporte la flexibilité nécessaire pour organiser un événement fluide, à l’interactivité parfaitement maîtrisée, qui engage vos invités, en présentiel comme en distanciel.
