Comment gérer facilement un multiplex avec vos intervenants à distance ?

Même si les tournages sont à ce jour autorisés, la crise sanitaire limite encore les déplacements de certains intervenants. Et pourtant il serait dommage de se passer de leur présence et de leur savoir pour votre prochain événement ! Le multiplex est votre meilleure solution pour continuer à organiser des événements à tout moment, sans que personne n’ait besoin de se déplacer. Pour réussir vos multiplex avec des intervenants à distance, voici des conseils concrets et des solutions à appliquer dès à présent.

Choisir le bon outil de visioconférence

Utilisez l’outil de visioconférence intégré dans votre plateforme

Avez-vous déjà choisi une plateforme pour héberger votre événement virtuel ou hybride ? Dans ce cas, il est fort probable que votre prestataire de plateforme ait déjà intégré un outil de visioconférence qui puisse vous permettre de connecter vos intervenants à distance entre eux lors de votre live.

Sinon, choisissez un outil de visioconférence qui vous convient

Aujourd’hui, il existe une multitude d’outils de visioconférence. Zoom, Teams, Google Meet, Webex, Go to meeting font partie des plus plébiscités en entreprise. Là encore, il est important de connaître leur fonctionnement, le nombre de participants maximum, et les différentes fonctionnalités qui peuvent améliorer l’expérience de l’audience et des intervenants.

Vous pourrez ainsi choisir de connecter intervenants et participants tous ensemble en visioconférence. Nous déconseillons cette solution pour des groupes au-delà de 15 personnes et recommandons plutôt de réaliser un streaming. Dans ce cas, vos participants seront spectateurs et seuls vos intervenants seront visibles à l’écran. Pour cela, vos speakers seront connectés en visioconférence et retransmis via le streaming.

Vérifiez les outils autorisés ou interdits chez vos intervenants

Certaines directions informatiques d’entreprises (DSI) ont fait le choix de bannir des outils de visioconférence. Vos intervenants sont peut-être soumis à ce type de règles dans leur entreprise. Vérifiez auprès de vos partenaires que l’outil que vous souhaitez utiliser pour ce multiplex est autorisé dans leur propre structure. Sachez que Zoom, par exemple, est interdit dans certaines entreprises en raison des inquiétudes sur sa sécurité qui ont été soulevées en 2020 (problématiques résolues depuis). Nous vous recommandons par conséquent de tester en amont l’outil sélectionné auprès de l’ensemble de vos intervenants.

Veiller à la qualité du rendu

Présentation de produits, cas client, ou pour tout autre enjeu, votre multiplex doit être qualitatif dans son contenu et dans son apparence. Vous devez non seulement veiller à ce que la retransmission se fasse dans les meilleures conditions de débit, mais aussi que vos intervenants et vous-même soyez parfaitement visibles à la caméra, et intégrés dans un environnement professionnel. Pour cela, mettez en place en amont diverses solutions :

• Pour le son : recommandez à l’intervenant de porter des oreillettes de smartphone ou un casque pour une meilleure captation du son.
• Pour la lumière : demandez-lui de se placer face à une source directe de lumière.
• Pour la qualité vidéo : vérifiez le cadre et la qualité de la caméra. Si c’est insuffisant, vous avez la possibilité de fournir une webcam afin que le rendu soit cohérent avec votre besoin.
• Pour la qualité de la connexion internet : recommandez à vos intervenants de limiter les connexions internet en simultané au domicile et la saturation de la bande passante (les enfants qui jouent en streaming, un membre de la famille qui regarde Netflix, etc.) pour avoir le meilleur débit possible.
• Enfin, pour l’environnement visuel : si vous souhaitez uniformiser les fonds, l’envoi d’un kakémono au domicile de votre intervenant pour servir de fond est une bonne solution.

Accompagner vos intervenants

Ne laissez surtout pas vos intervenants dans l’ignorance avant le multiplex. Pour réussir ce projet collaboratif, il convient de les briefer sur l’ensemble du contenu et du déroulé de la visioconférence. Puis, réalisez un essai en conditions réelles pour tester à la fois la technique et le visuel quelques jours avant.

Le jour J, pour qu’ils n’aient pas à se connecter au dernier moment sans savoir quoi faire ni où cliquer, connectez les intervenants à la plateforme une trentaine de minutes avant le début de leur intervention. Prévoyez une personne de votre équipe pour accueillir vos intervenants sur la visioconférence. Cette personne sera chargée de les briefer une dernière fois, de refaire les tests techniques et de les accompagner jusqu’au direct pour qu’ils puissent donner le meilleur d’eux-mêmes dans de bonnes conditions.

Intégrer facilement vos intervenants à distance lors de votre livestreaming le jour J

Aujourd’hui il est possible d’intégrer simplement et rapidement vos intervenants à distance lors de votre événement virtuel en multiplex. Pour cela, certaines plateformes, dont SpotMe, ont développé un véritable studio intégré dans le backstage de la plateforme.

Côté participants, l’audience profite d’une expérience engageante avec la possibilité de réagir pendant le déroulé du contenu, d’applaudir, de poser ses questions, de répondre à des quiz etc… Côté speakers, l’expérience doit être la plus simple possible : pas besoin de télécharger un logiciel supplémentaire, un lien suffit pour se connecter à la visioconférence. Et aucun besoin non plus de séparer son écran pour afficher plusieurs fenêtres, tout est au même endroit et géré par l’organisateur pour simplifier l’expérience.

Côté organisateur enfin, tous les outils nécessaires pour organiser un multiplex dans des conditions optimales sont à disposition directement dans le backstage de la plateforme : accueil et gestion jusqu’à 9 intervenants en simultanée, outils et fonctionnalités pour impliquer et engager l’audience, gestion des contenus à diffuser…

Avec un outil de multiplex riche en fonctionnalités et fluide, vous vous assurez une expérience optimale pour vos participants et vos intervenants et une plus grande tranquilité d’esprit pour vous. Le bénéfice est ainsi immédiat et durable pour eux et pour vous.

Découvrez la gestion simplifiée d’un multiplex avec le SpotMe Studio : https://spotme.com/studio/