Quelque soit la qualité de votre contenu, si vos intervenants ne délivrent pas une prestation à la hauteur des attentes, les retours seront mitigés. En tant qu’organisateur, votre rôle est de vous assurer de mettre vos intervenants dans les meilleures conditions possibles. Voici quelques recommandations pour y parvenir.
1. Faire le bon choix
Des intervenants légitimes et pertinents enrichissent et dynamisent vos événements en leur apportant une véritable plus-value. Bien les choisir est la première étape afin qu’ils se sentent légitimes et « à leur place ».
Le plus souvent, ce sont eux qui vont transmettre vos principaux messages et contribuer à l’engagement de vos invités, c’est pourquoi leur qualité et un bon coaching sont prépondérants. Ils complètent et illustrent vos témoignages et apportent, par leur diversité, leur expertise et leur professionnalisme, une crédibilité pour que votre discours dépassent le cadre de votre marque.
Le choix d’intervenants qui se complètent harmonieusement, avec des parcours dans lesquels vos invités peuvent se reconnaître, est un des principaux enjeux des organisateurs.
2. Passer du présentiel au digital
Il est beaucoup plus simple de prendre la parole devant une assemblée que face caméra car nous y sommes plus habitués. Une solution : bien se préparer à l’intervention en digital.
Coachez-les efficacement pour qu’ils s’inscrivent naturellement dans votre événement digital ou dans le double parcours d’un événement hybride. Cela pourra se faire en amont, lors de séances de préparation ou lors de répétitions, en fonction de vos plannings. Les performances en live ou enregistrées appellent en effet des manières différentes de prendre la parole, se tenir sur scène, bouger, se déplacer…
Comme l’explique Céline Pelletier, Responsable événementiel & audiovisuel chez Safran Landing System : « Nos intervenants étaient très stressés à l’idée d’être filmés et d’intervenir en live pour répondre aux questions des clients. On les a coachés en amont et on à pré-enregistré les interventions dans un studio avant les conférences.
3. Préparer, coacher et répéter
On ne fait bien que ce qu’on a déjà répété … plusieurs fois. L’expérience d’une intervention digitale étant probablement nouvelle pour eux, il est primordial de les mettre à l’aise pour qu’ils se sentent en pleine confiance.
Proposez un calendrier de trainings pour planifier ces cessions afin qu’ils se familiarisent avec votre outil de diffusion en direct. Présentez leur l’intégralité de votre dispositif, notamment si vous utilisez des deuxièmes écrans. Pour chaque séance d’entraînement, un ordre du jour permettra de fixer précisément vos objectifs. L’important est tout d’abord qu’ils apprivoisent la technique pour qu’elle ne soit pas une source de stress mais l’assurance qu’ils peuvent se concentrer sur leur intervention.
Chaque intervenant aura probablement des interrogations qui lui sont propres et auxquelles il faudra apporter des réponses précises pour les rassurer. Vérifiez bien que tous leurs doutes soient levés.
Pour les intervenants qui n’ont pas l’habitude du virtuel, il peut s’agir de choses très simples comme garder les yeux sur la webcam, ou simplement s’habituer au flux et aux transitions lorsqu’ils n’ont pas les mêmes repères visuels que lorsqu’ils sont en direct avec un auditoire en face d’eux.
Invitez chaque intervenant à répéter individuellement à voix haute dans les conditions du direct puis organisez une répétition générale. La répétition permet de valider le respect du timing mais aussi de s’assurer de la cohérence des messages et de l’impact général de la discussion.
Enfin, faîtes-les participer aux derniers tests pour qu’ils soient pleinement rassurés et concentrés sur leur intervention.
4. Organiser une « green room »
Hérité du monde du spectacle, la « green room » ou « salle verte » désigne l’espace dans lequel vos intervenants se préparent avant, pendant et après leur intervention.
Pour qu’ils puissent assurer le succès de votre événement, mettez-les dans les meilleures conditions de préparation et de confort pour éliminer le stress :
- accueil par un membre de votre équipe pour le mettre à l’aise et valoriser sa présence,
- une ultime répétition technique et un accompagnement avec les dernières indications de scénographie.
Cette « green room » est l’espace où il doit pouvoir se préparer sereinement et « faire le vide » pour se concentrer.
5. Choisir la bonne plateforme digitale
SpotMe a choisi de vous accompagner dans l’intégralité de votre parcours grâce au SpotMe Studio. Cet outil permet d’organiser vous-mêmes vos prestations en live, en intégrant vos visioconférences et la production de vidéos directement dans la plateforme.
La création de live réussis passe par une bonne mise en condition de vos intervenants afin d’optimiser leur prestation.
Grâce à un lien, ils sont accueillis avec des explications claires et détaillées qui les guident sur l’organisation de leurs prestations. Cela leur permet de maîtriser parfaitement la partie technique de leur intervention pour se concentrer pleinement sur leur témoignage. Ils peuvent ainsi montrer leurs présentations, répondre aux questions sélectionnées et consulter les résultats des enquêtes et sondages.
Pour Alice Thoonsen, Chef des ventes Europe chez SpotMe, « La plateforme est à l’événement ce que le squelette est au corps humain. Parmi ses avantages figure une parfaite mise en condition de vos intervenants pour qu’ils puissent délivrer leur message – votre message – dans les meilleures conditions afin d’apporter un vrai « + » à votre événement.
Retrouvez ces quelques conseils et beaucoup d’autres dans notre guide
“Un événement hybride comment ça s’organise ?”
