Le modèle hybride s'est déjà emparé d'aspects majeurs de nos vies, 90 % des organisations combinant travail à distance et travail sur site. À l'avenir, les participants à l'événement s'attendront probablement à une option d'événement virtuel associée à un événement en personne.
Pour que votre stratégie événementielle soit efficace dans ce nouveau paradigme, votre entreprise doit rechercher des moyens d'engager votre public hybride, qu'il soit virtuel ou en face à face.
Supposons que vous ayez du mal à créer un événement hybride qui captive ces deux publics. Dans ce cas, il existe de puissants leviers qui stimuleront l'engagement et aideront vos participants à tirer le meilleur parti de l'expérience lors de vos événements hybrides.
#1 : Développez votre événement avec une plateforme événementielle qui dynamise l'engagement dès l’inscription
Le simple fait d'envoyer un lien Zoom à vos participants distants ne suffit plus dans le monde événementiel d'aujourd'hui. Pour rivaliser avec d'autres événements et offrir les meilleures options de réunion, vous avez besoin d'une plateforme d'événement hybride qui offre plus de fonctionnalités et engage efficacement votre public virtuel.La bonne plateforme vous permettra d'offrir des options qui aident vos participants à distance à avoir l'impression d'interagir les uns avec les autres, avec les intervenants et les exposants en personne.
Cependant, le potentiel inexploité réside souvent dans l'utilisation de cet outil pour interagir avec votre public avant l'événement réel. Et oui, vous faites probablement du marketing pré-événement par le biais de canaux promotionnels externes, mais la centralisation des prises de parole et des échanges sur la plateforme de l’événement rend l’expérience globale plus exclusive, plus personnalisée et offre des activités d'interaction uniques avec vos participants.
Le jour J, au fur et à mesure que l'événement progresse et que les sessions se déroulent, vous pouvez organiser un temps interactif de questions-réponses qui encourage votre public à participer en temps réel. Des plateformes telles que SpotMe permettent également à votre public distant de partager son ressenti avec l'orateur en envoyant des applaudissements virtuels.
La bonne technologie permet également à participants de profiter de nouvelles opportunités de networking, au profit des publics en personne et virtuels. Ils peuvent ainsi réseauter les uns avec les autres via la plateforme d'événements, via le tchat ou établir des liens avec des personnes qu'ils ne rencontreraient pas autrement.
Les participants et les exposants à distance doivent également pouvoir interagir les uns avec les autres pour rendre l'événement aussi percutant que possible pour vos sponsors et votre public. Installez des stands virtuels où ils peuvent échanger ou donnez-leur la possibilité de partager des cartes de visite virtuelles afin qu'ils puissent rester connectés.
Maintenant que nous avons couvert les principes fondamentaux, voici les fonctionnalités importantes que vous devriez rechercher dans une plateforme d'événements :
- capacité à s'intégrer à vos autres systèmes, tels que Salesforce, Marketo ou Cvent
- confidentialité et sécurité de niveau entreprise conformes au RGPD et à d'autres réglementations
- sous-titrage et traduction en direct dans différentes langues pour toucher plus de monde
- des modèles prêts à l'emploi, facilitant la conception et la mise en place de votre événement
- un système de gestion de contenu pour héberger toutes les informations liées à l'événement, y compris l'agenda, les intervenants et les participants
Pour obtenir un guide pratique étape par étape de 6 mois sur la façon d'organiser un événement hybride, consultez Planification d'événement hybride : un guide exécutif et un plan pratique sur 6 mois.
#2 : Utilisez une application événementielle mobile pour offrir des expériences uniques accessibles partout
Nous sommes tout le temps sur nos téléphones. En fait, les Américains vérifient leur téléphone en moyenne 344 fois par jour. Utilisez cela à votre avantage et offrez aux participants un événement accessible sur mobile pour élever leur expérience à un tout nouveau niveau d'engagement.Utilisez les notifications push pour leur donner des mises à jour sur les intervevants et les exposants qui seront à l'événement ou les encourager à commencer à interagir avec d'autres personnes également présentes.
Envoyez également des notifications pendant l'événement pour alerter les participants lorsque les sessions commencent ou pour leur faire des recommandations d’ateliers en fonction de leurs centres d’intérêt.
Autorisez les participants à acheter également des billets sur l'application pour toutes les sessions payantes ou les sessions de networking VIP, afin qu'il soit plus facile pour eux d'assister à tout ce à quoi ils veulent aller.
Dans une application d'événement, il existe plusieurs façons intéressantes pour les organisateurs d'événements d'interagir avec les participants virtuels et le public physique. Vous pouvez utiliser la technologie de l'application pour :
- Organiser des expériences spécifiques en fonction de chaque type de participant — par exemple, les PDG et autres cadres reçoivent peut-être des notifications push spéciales pour les sessions de networking exclusives qui leur sont réservées.
- Créer une page personnalisée où chaque participant peut consulter le résumé de sa participation, rechercher des sessions en fonction de ses intérêts et consulter la FAQ sur l'événement.
- Offrir aux participants la possibilité de se rencontrer dans l'application en fonction de leurs centres d'intérêt. Ils peuvent discuter entre eux après avoir "matché" sur l'application.
- Envoyer des sondages en direct tout au long de l'événement ou même pendant la diffusion en direct de vos sessions à l'ensemble du public, qu'il y assiste en personne ou virtuellement.
- Utiliser la gamification pour créer des activités pour les participants ou pour des équipes et proposer un espace où ils peuvent échanger leurs points contre des prix ou des cadeaux.
- Demander des commentaires après la fin de l'événement afin de pouvoir suivre leur expérience globale de l'événement.
Si vous êtes une entreprise du domaine médical ou scientifique, à la recherche des dernières tendances en matière d'engagement HCP, consultez Engagement HCP : tendances émergentes, indicateurs de réussite et stratégies omnicanal.
#3 : Fournir du contenu à la demande
Des études ont démontré que vous pouvez multiplier l'engagement par 10 ou plus en proposant du contenu à la demande. Chaque année, les événements TED obtiennent des millions de vues depuis leurs plateformes à la demande.Parfois, votre public ne peut pas assister à toutes les sessions, surtout si certaines se chevauchent ou s'ils ont d'autres engagements. Le contenu à la demande donne aux participants virtuels et en personne la possibilité de consulter chaque session. Cela vous aide également à atteindre votre audience dans différents fuseaux horaires qui n'ont pas pu voir tous les panélistes qu'ils souhaitaient en live.
Assurez-vous d'enregistrer chaque session avec un équipement vidéo et audio de haute qualité afin de pouvoir la stocker dans une bibliothèque de ressources. Les membres du public peuvent ensuite accéder à cette bibliothèque pour le contenu de l'événement, ce qui contribue à générer du trafic vers le site Web de votre événement et à augmenter l'engagement vers vos sessions (même après coup).
En plus de partager des keynotes, des ateliers en petits groupes et des tables rondes, vous pouvez également réutiliser le contenu de l'événement pour continuer à engager votre public en :
- Transformant les sessions en articles de blog
- Partageant des extraits de vidéos sur les réseaux sociaux
- Ajoutant des sous-titres aux vidéos pour être plus inclusif et accessible
Dans votre bibliothèque de contenu, envisagez d'offrir un espace permettant aux participants de dialoguer les uns avec les autres lorsqu'ils interagissent avec ce contenu à la demande. Cela permet de poursuivre la discussion et vous pourrez interagir avec eux dans cet espace, ce qui vous aidera dans vos efforts de sensibilisation après l'événement.
#4 : Interagissez avec votre public après l'événement
Les participants post-événement ont encore en-tête l’expérience vécue lors de l’événement.. Ils sont donc plus susceptibles d'être ouverts à vos nouvelles et à interagir avec vous que si vous essayez de les contacter des semaines ou des mois après ce rendez-vous commun. Puisqu'ils ont assisté à votre événement, profitez de cette occasion pour entrer en contact avec cette audience qui a déjà manifesté son intérêt pour ce que votre entreprise a à offrir.L'un des objectifs de votre événement était probablement d'obtenir de nouveaux prospects. Si vous ne tendez pas la main après l'événement et ne capitalisez pas sur l'élan, vous aurez du mal à atteindre cet objectif.
Voici quelques moyens infaillibles de suivre l' engagement post-événement :
- Envoyez une campagne d'e-mails post-événement qui remercie vos participants virtuels et en personne afin de garder votre entreprise en tête. Incluez les faits saillants de l'événement et fournissez des liens vers des articles blogs liés à l'événement pour générer plus de trafic sur votre site.
- Vérifiez les données collectées lors de l'événement et voyez quels membres du public étaient les plus engagés dans les keynotes, les sessions en petits groupes et les interactions avec les autres - ce sont eux que vous devez contacter en premier.
- En plus des mises à jour post-événement, distribuez une newsletter aux participants pour les tenir au courant de votre entreprise et de toute information concernant les événements à venir.
- Invitez-les aux webinaires que vous organisez en rapport avec votre événement en direct et les sujets qui ont été abordés.
- Partagez ce contenu à la demande sur les réseaux sociaux afin que les gens puissent également commenter et s'engager sur ces plateformes.
- Offrez une réduction exclusive pour les services de votre entreprise aux participants à l'événement afin qu'ils reviennent vers vous.
- Interagissez davantage avec les participants ou permettez-leur de partager des sessions clés avec leurs pairs via une plateforme qui prend en charge le contenu à la demande.
Optimisez l’engagement grâce à une plateforme événementielle comme SpotMe Reconnue
Utilisée par les entreprises du Fortune 500 et appréciée par plus de 10 000 000 d'utilisateurs, la plateforme d'événements hybrides SpotMe vous fournit les outils et les fonctionnalités dont vous avez besoin pour stimuler l'engagement du public et rendre l'expérience de chaque participant mémorable.Les événements de 100 à plus de 10 000 participants requièrent des solutions adaptées à la réalisation d'événements hybrides ambitieux. SpotMe répond à cette prérogative et l’associe à un accompagnement personnalisé et à une assistance instantanée 24h/24 et 7j/7. Contactez-nous dès aujourd'hui pour organiser une démonstration afin que nous puissions vous montrer toutes les façons dont vous pouvez améliorer la technologie de votre événement et générer les plus hauts niveaux d'engagement du public à ce jour.
