Autrefois, organiser un événement en ligne relevait de la fiction. La fiction est devenue réalité grâce aux plateformes d’événements virtuels. Dotés de la technologie nécessaire, nous vous présentons nos principaux conseils pour les entreprises organisant pour la première fois un événement virtuel.
L’idée de communauté est aussi importante aujourd’hui qu’il y a 1000 ans. Et les possibilités de créer de nouveaux espaces pour rassembler ces communautés sont désormais décuplées grâce au digital. Les événements virtuels offrent une occasion unique de créer, de développer et d’entretenir des communautés. Voici nos conseils pour réussir vos événements virtuels.
Commençons par la phase de planification, avant d’aborder le déroulement de l’événement le jour J.
Qu’est-ce qu’un événement virtuel ?
Un événement virtuel, digital ou en ligne est un événement au cours duquel le public ne se rencontre pas physiquement. Il peut se tenir sur différents types de plateformes et permet aux participants de développer leur réseau, d’échanger et de nouer des relations professionnelles partout dans le monde. C’est un bon moyen de rassembler des personnes qui n’auraient pas pu se rencontrer autrement pour des raisons de distance ou de coûts.
1re étape : planifier votre conférence en ligne ou votre webinaire – les bonnes pratiques
Voici les premières étapes à suivre pour planifier votre événement virtuel.
1. Déterminez la nature de l’événement
C’est l’étape la plus importante. Définissez le type d’événement vous souhaitez organiser : un salon professionnel virtuel, un salon de l’emploi en ligne, une conférence professionnelle virtuelle ou plutôt un webinaire de moindre ampleur ?
Les options qui s’offrent à vous sont bien plus nombreuses que vous ne le pensez, alors laissez libre cours à votre imagination ! En manque d’inspiration ? Consultez des exemples d’événements virtuels. Les possibilités d’événements pour présenter votre produit ou votre service sont multiples.
Choisissez celui qui vous convient. Vous pourrez ensuite fixer des objectifs, des attentes et des échéances clairs pour chaque étape de votre projet.
2. Choisissez une date et une heure
Veillez à organiser votre événement à une date et une heure qui conviennent au plus grand nombre de personnes de votre communauté. Et comme les participants peuvent être basés partout dans le monde, veillez à tenir compte des fuseaux horaires ! Si vous proposez une rencontre informelle, le lundi matin n’est pas idéal. Si vous organisez un événement international, vous aurez du mal à convaincre votre communauté d’y participer un vendredi soir après le travail.
Et surtout, anticipez ! Si vous organisez un grand événement, vous aurez besoin de plusieurs mois de préparation. Pour un simple webinaire, quelques semaines suffiront.
3. Choisissez votre lieu (plateforme virtuelle)
Lorsque vous choisissez le lieu de votre événement, demandez-vous quel est le meilleur moyen d’échanger avec votre audience. Autrement dit, choisissez la bonne plateforme virtuelle. Les possibilités sont multiples. Choisissez la plateforme qui répond non seulement à vos besoins d’organisateur, mais également aux besoins des participants. Analysez les différentes fonctionnalités et les tarifs proposés afin d’identifier l’option la plus avantageuse pour vous.
Pour en savoir plus sur nos fonctionnalités adaptées aux besoins des organisateurs, n’hésitez pas à consulter notre article sur les bonnes pratiques directement intégrées à nos applications.
4. Faites intervenir des spécialistes de renom
Tout le monde aime se sentir bienvenu. que ce soit à un dîner informel ou à un grand salon professionnel. Veillez à inviter plusieurs types d’intervenants. Vous multiplierez ainsi les points de vue et perspectives présentés, ce qui vous aidera à attirer un public plus large.
Votre événement se tenant en ligne, vous pouvez inviter des spécialistes du monde entier. Vous n’aurez pas de frais de transport ni d’hébergement. Concentrez donc tous vos efforts sur le recrutement de superstars pour attirer votre public.
5. Exploitez pleinement les fonctionnalités en ligne
Grâce aux fonctionnalités uniques des événements en ligne, il n’a jamais été aussi simple d’échanger avec les participants. Différentes options s’offrent à vous : des enquêtes et sondages pour pouvoir répondre à leurs besoins selon leurs intérêts, des séances en petits groupes, des séances de questions-réponses en direct, des entretiens vidéo individuels, des boutons de réaction (ex. applaudissements) ou encore des commentaires. Utilisez toutes ces fonctionnalités pour montrer à votre public que vous souhaitez l’inclure autant que possible. Cela améliorera son engagement. Ces fonctionnalités vous permettent également d’analyser votre audience et la qualité de votre événement.
6. Déployez une campagne de promotion
Il y a peu de chances que votre communauté participe à votre événement si elle n’est pas au courant qu’il existe ! Veillez donc à prévoir suffisamment de temps pour promouvoir votre événement par le biais d’e-mails, de notifications et de rappels, ainsi que sur les réseaux sociaux.
En règle générale, il est d’usage de prévoir au moins trois mois de campagne de promotion. Vous pouvez prévenir votre communauté une fois par mois jusqu’à un mois avant l’événement, puis une fois par semaine, et enfin une fois par jour sur les réseaux sociaux. Utilisez les réseaux sociaux pour promouvoir rapidement et facilement votre événement et mesurer sa popularité.
7. Envisagez de faire appel à un coordinateur d’événements virtuels
Si la planification de votre événement vous semble être une tâche colossale ou si vous souhaitez organiser un événement qui dépasse toutes vos attentes, faites-vous accompagner. Faites appel à un coordinateur d’événements virtuels qui vous aidera à créer une campagne marketing stratégique, à gérer l’assistance informatique et à mettre en place une stratégie de lancement et de publication. Cela vous libérera de la gestion d’un certain nombre de variables lors de la planification de votre événement.
2e étape : Conseils pour garantir le bon déroulement de votre événement le jour J
Vous avez planifié votre événement et le jour J approche. Voici les étapes à suivre pour garantir son bon déroulement.
8. Organisez votre assistance technique
Préparez-vous aux problèmes techniques et prévoyez un plan en conséquence. Vous rencontrerez forcément un problème technique. C’est inévitable. Essayez donc d’établir un plan B dans la mesure du possible.
Renseignez-vous : Comment et à quel moment pouvez-vous contacter votre assistance technique ? Votre équipe est-elle en mesure de faire face à des urgences ? Peut-elle vous aider à vous y préparer à l’avance ?
Si vos intervenants utilisent PowerPoint, invitez-les à créer également leur présentation sur Google Slides. Prenez le temps de les aider à se préparer et veillez à ce que tous soient à l’aise avec ces technologies.
9. Veillez à la qualité des contenus
Les participants apprécieront que vous fassiez tout votre possible pour assurer le bon déroulement de l’événement. Il est donc important que vous veilliez à la qualité des contenus présentés. Si vous rencontrez quelques petits problèmes, votre public les oubliera plus facilement si le contenu que vous proposez est d’excellente qualité. Faites intervenir des spécialistes de renom et proposez de multiples moyens d’engagement pour attirer le public le plus large possible.
10. Mettez l’accent sur l’engagement
Pas de panique ! Il n’est pas question de s’engager dans l’armée, mais de réfléchir à des moyens d’engager votre public et d’encourager les échanges avec les spécialistes de renom que vous faites intervenir. Plus une personne aura le sentiment de partager quelque chose de personnel, plus elle sera attachée à l’événement. Prévoyez des moyens de briser la glace, des jeux et des sessions en petits groupes pour proposer une expérience plus immersive. Faites appel à un modérateur si vos sessions comprennent une partie de questions-réponses.
11. Faites en sorte que votre événement soit accessible au plus grand nombre
Offrez la possibilité de voir les contenus sur demande. Proposez les replays de vos événements dans les meilleurs délais. Prenez en compte les coûts du sous-titrage et de la traduction en langue des signes. Faites en sorte que votre événement soit compatible avec des dispositifs d’aide technique tels que des lecteurs d’écran. Enfin, veillez à ce que les participants puissent écouter et parler sur ordinateur, mais aussi sur téléphone.
12. Mettez en avant vos sponsors
Vous avez des sponsors qui soutiennent votre événement ? Alors, mettez-les en avant ! Créez un écran d’attente aux couleurs de leur marque. Proposez des jeux sponsorisés qui occupent vos participants tout en mettant en avant la contribution de vos sponsors. Offrez des cadeaux : envoyez directement à vos participants des goodies aux couleurs de la marque de vos sponsors.
13. Mesurez vos résultats
Mesurez les résultats de votre événement pour savoir quels points mettre en lumière pour illustrer sa réussite et définir vos objectifs pour le prochain événement. L’avantage d’un événement virtuel est de pouvoir analyser le trafic sur votre site Internet, le nombre de nouvelles inscriptions par rapport au nombre de personnes ayant déjà participé à l’un de vos événements et d’autres formes d’engagement.
14. Renforcez votre relation avec votre communauté
Veillez à renforcer votre relation avec votre communauté avant, pendant ET après l’événement. Votre campagne de promotion ne doit pas se limiter à la phase de planification. Continuez à communiquer avec votre public ainsi que les intervenants pendant et après l’événement. Demandez-leur un feedback, proposez d’autres produits ou services et suscitez leur intérêt pour votre prochain événement.
Commencez à organiser votre événement virtuel en vous basant sur ces conseils
Il peut être un peu intimidant d’organiser son premier événement virtuel, mais le jeu en vaut la chandelle. Votre événement sera l’occasion de rassembler des personnes, de proposer des ressources et d’offrir un nouvel espace de rencontres. Suivez nos conseils pour planifier et organiser avec assurance vos conférences en ligne et vos webinaires.
Avant de vous lancer, consultez le Guide d’introduction à l’avenir des conférence de SpotMe. Vous découvrirez plus en détail les stratégies à mener pour réussir vos événements.
Si vous prévoyez d’intervenir ou de préparer des intervenants, SpotMe a également des conseils sur le sujet. Consultez notre page Comment se préparer à intervenir dans un événement virtuel. C’est un guide très complet, qui donne notamment des conseils en matière d’éclairage et de son ainsi que des astuces pour offrir une présentation de haut vol.
