Les 10 clés de l’engagement d’un événement virtuel

Un événement digital n’est, a priori, pas une sinécure pour les organisateurs. Manque d’attention, notifications, décrochage, voire déconnexion… Organiser un événement virtuel performant et susciter des réactions, c’est gagner la guerre de l’attention vis-à-vis de vos participants. Comment faire ? Les engager par tous les moyens disponibles, avant, pendant et même après votre événement !

1. Événement virtuel : de nouvelles habitudes à prendre de chaque côté en amont

Les événements virtuels peuvent laisser penser que leur organisation est comparable avec celle d'un événement en présentiel. Seule différence : un écran. Mais ce serait évidemment trop simple. Les événements virtuels demandent au contraire de mettre en place de nouveaux réflexes, à la fois du côté de l'organisateur et des participants.

Chacun doit se préparer différemment et prendre au sérieux ce qui va se passer, même s'il participe devant son écran en bas de pyjama avec une tasse de café à la main.

2. Une préparation obligatoire

La préparation d’un événement virtuel passe par une bonne planification de l'organisateur qui doit :

• Mettre en place un rétro-planning de la communication pour bien anticiper l'événement, les inscriptions et les relances. Faire de chaque envoi une étape importante avant le Jour J. Contrairement à l’événement en présentiel, votre événement virtuel ne se résume pas à votre “Live”. Vos participants doivent pouvoir découvrir le lieu de votre événement aka votre plateforme et commencer à vivre une expérience dès l’inscription et donc en amont !
• Accompagner les participants pour qu'ils puissent véritablement s'impliquer et ainsi vous permettre d’atteindre vos KPIs, a fortiori si l'événement est payant. Taux d’inscription, taux d’accès aux replays, durée de connexion sur le live, volume d’interaction avec vos contenus, toutes ces dates peuvent vous permettre de valoriser l’engagement de vos participants et la réussite de votre événement. La data est un atout fort du digital, nous vous en privez pas.

3. Apporter un contenu riche et varié

Généralement, c'est l'ennui qui fait décrocher d'un événement virtuel. Pour éviter pareil écueil, il faut :

• varier son contenu : avant, pendant et après le live
• apporter des formats différents : conférence, présentation, tables rondes, webinars, ateliers en visio...
• mêler direct et contenus à la demande
• favoriser les échanges et l’interactivité par tous les moyens possibles : tchat, quiz, envoi de messages ...

L'intérêt d'un événement foisonnant est aussi de pouvoir répondre aux attentes de tous les participants. Ils pourront ainsi choisir de “consommer” vos contenus en live le jour J, ou en replay, ou en consultation libre sur la plateforme avant, pendant ou après la jour J. Un fil d’actualité permet ainsi de faire vivre votre événement et de mettre à la disposition de vos participants des contenus variés.

4. Donner aux participants l'occasion de planifier leur expérience

Cela passe par une suite de conférences / talks bien cadencés qui auront été déterminés en avance. Les participants peuvent ainsi consulter le contenu qui les intéresse avant le jour de l'événement – là encore par un e-mail les invitant à se rendre sur le site. Ainsi, un agenda personnalisé permet à chaque participant de choisir sa propre expérience et favorise son implication en amont et son intérêt pendant l'événement.

5. Faire participer concrètement l'auditoire

Pour se sentir impliqués, les participants ont justement besoin de... participer. Un événement virtuel ne doit pas être statique et proposer un cours magistral. Des interactions doivent au contraire avoir lieu pendant la présentation, ou après chaque séquence. L’interactivité doit être au coeur de vos préoccupation lorsqu’il s’agit d’événement virtuel. On n’hésite donc pas à utiliser les outils à disposition : le tchat, les questions réponses, les quiz, les notations etc...

À cela s’ajoute la possibilité de créer des temps d’échanges, sous forme de groupes de discussions ou d’ateliers en visioconférence. Offrir un espace d’expression est dans tous les cas une fonctionnalité essentielle pour susciter l’engagement.

6. Afficher et modérer en direct les questions qui s'affichent

La réussite d’un événement digital interactif suppose aussi de garder la main sur le contenu et sur sa qualité. Par la modération, vous permettez aux participants d’intervenir mais aussi de réfléchir à des questions pertinentes et ainsi d’enrichir le débat. Le must : intégrer des questions de l’audience au fur et à mesure du direct grâce à l’intervention d’un journaliste animateur qui va intégrer dans ses interviews, les questions posées dans le tchat. Ainsi l’audience se sent particulièrement impliquée et prise en compte pendant cette session de live.

7. Proposer la gamification pour impliquer les participants

Pour captiver votre audience, rien de tel que de proposer des jeux basés sur les contenus présentés. Vous pouvez par exemple mettre en place un système de points et de badges à remporter selon les actions réalisées pendant l’évènement digital (échange de cartes de visite, tchats entre les participants, réactions pendant les conférences, etc.). Vous invitez ainsi de manière ludique votre audience à réagir avec le contenu mais aussi avec les participants. La gamification est un levier très fort pour rendre vos participants acteurs de l’événement.

8. Votes et notations pour encourager les réactions

L’implication et l’interactivité passent aussi par des votes sur les contenus proposés. Bien sûr, il ne s’agit pas de mettre à l’amende des conférenciers, mais d’enthousiasmer les foules qui pourront ainsi donner et confronter leur avis.

9. Créer du lien en favorisant les rencontres et le networking

Un événement virtuel n’a pas seulement la valeur d’un échange entre les conférenciers et leur auditoire. Comme dans un événement en présentiel, il doit aussi offrir des opportunités de rencontres entre les participants.

Pour cela, toutes les clés citées précédemment, soit le jeu, les questions, l’échange de cartes de visite digitales et les forums de discussion sont autant de possibilités pour faire des rencontres intéressantes. Les participants se souviendront d’autant mieux de l’occasion qui leur a été donnée lors de cet événement.

10. Sous vos applaudissements !

Gardons un outil essentiel de participation pour la fin : les applaudissements. Grâce à la fonctionnalité “Applause”, vous donnez au public la possibilité derrière son écran d’approuver d’un geste une parole ou toute une conférence. Ce feedback en temps réel fonctionne comme les directs sur Facebook ou Instagram.

Les applaudissements peuvent aussi être comptabilisés automatiquement afin, par la suite, de mesurer les moments les plus appréciés par l’audience.

Bonus : et n’oubliez pas l’après !

Contrairement à l’événementiel présentiel qui a une durée de vie très définie, votre événement virtuel ne s’arrête pas à la fin de votre live. Le lendemain, un petit mot de remerciement est nécessaire. Prévoyez une communication à l’ensemble de vos participants et à tous ceux qui n’ont pas pu être présents. Profitez-en pour évoquer les meilleurs moments et proposer quelques extraits ou replays complets.