Rédiger un cahier des charges complet pour votre plateforme d’événement virtuel – le Guide Pratique

12 mai 2020
RFP Guide

Vous souhaitez lancer un appel d’offres pour la création d’une plateforme pour votre prochain événement virtuel ? Vous trouverez dans cet article tous les éléments nécessaires pour mener à bien votre recherche de prestataires, y compris un modèle de cahier des charges à télécharger.

Voici les thèmes que nous allons aborder :

Besoin de lancer rapidement votre appel d’offres pour la création d’une plateforme pour votre prochain événement ?

Accédez directement à notre modèle de cahier des charges pour laisser votre appel d’offres pour la création d’une plateforme d’événement virtuel sur Google Sheets.

Qu’est-ce qu’un appel d’offres ? Pourquoi en organiser un ?

Les entreprises recourent aux appels d’offres pour trouver un fournisseur capable de répondre à des besoins et des exigences spécifiques. En d’autres termes, l’appel d’offres permet à une entreprise de définir précisément les services dont elle a besoin et ses critères d’exigence.

Une entreprise peut lancer un appel d’offres directement aux fournisseurs choisis ou publier l’appel d’offres sur son site web ou son portail d’achats pour que les fournisseurs puissent y répondre.

Nous pouvons imaginer ce processus comme une offre d’emploi invitant les candidats à postuler avec un CV et une lettre de motivation. De même, l’appel d’offres permet d’effectuer une sélection parmi les fournisseurs potentiels et d’identifier les plus aptes à répondre aux besoins de l’entreprise.

Le processus d’appel d’offres ressemble à la recherche d’un nouveau collaborateur, dans le sens où l’objectif final est de trouver le meilleur candidat pour répondre aux besoins de l’entreprise


En règle générale, la première étape du processus d’appel d’offres consiste, pour les prestataires, à remplir un dossier d’appel d’offres incluant un cahier des charges et à le soumettre. Il est important que ce soit vous (ou l’entreprise qui cherche le prestataire) qui déterminiez le contenu du dossier d’appel d’offres. Pour ce faire, vous devez définir et inclure vos critères et exigences (et éliminer ceux qui ne sont pas pertinents), afin que l’ensemble du processus corresponde exactement à vos besoins.

Une fois cette première étape terminée, vous pouvez organiser des entretiens avec les prestataires sélectionnés afin de mieux évaluer leurs capacités et déterminer s’ils sont en mesure de répondre à vos besoins. En procédant par élimination, vous parviendrez à déterminer le candidat de votre choix.

Qui impliquer dans le processus d’appel d’offres dans le cadre de la création d’une plateforme événementielle en ligne ?

À vrai dire, il n’existe pas d’exigences prédéfinies dans ce domaine. Tout dépend du contexte de l’appel d’offres lui-même. Par exemple, pour un projet à court terme, vous pouvez solliciter moins d’entreprises que pour un contrat à long terme. De même, si le service proposé par le prestataire intéresse un nombre limité de services ou d’équipes, alors vous solliciter moins de prestatataires que si l’entreprise retenue est amenée à travailler ensuite avec un grand nombre de services et d’équipes.

Les personnes à impliquer en interne pour le processus d’appel d’offres dépendent du contexte du projet et de son impact potentiel


Indépendamment du contexte, quelques éléments de base sont à prendre en compte dans votre décision pour sélectionner le prestataire le mieux à même de répondre à vos besoins.

Voici les éléments à prendre en considération :

  • Expertise technique – Appuyez-vous sur une personne ayant une connaissance technique des exigences et des besoins. Dans le cas d’un fournisseur SaaS, le prestataire doit être en mesure de déterminer si la solution peut être intégrée à la plateforme technologique existante, si elle répond aux exigences de sécurité et de confidentialité, et si les entrées et sorties de données correspondent aux besoins de l’entreprise.
  • Usage quotidien – Il faut qu’une personne vouée à utiliser la solution au quotidien en évalue la facilité d’utilisation ainsi que son impact sur les processus et les flux de travail quotidiens.
  • Perspectives financières – Il est important que les coûts soient pris en compte lors du processus d’appel d’offres. Vous devez vous assurer que la solution que vous choisissez corresponde à votre budget actuel, et éventuellement futur.
  • Orientation stratégique – Au-delà des opérations au jour le jour, il est important de définir une orientation stratégique future. En effet, il ne serait pas souhaitable de devoir changer de fournisseur chaque fois que vos besoins évoluent.

Outre ces éléments, il est fréquent que la politique interne (en particulier pour les appels d’offres de grande envergure impliquant plusieurs services) nécessite de faire appel à un expert pour apporter de la crédibilité et de l’autorité à votre processus décisionnel.

Quelles sont les exigences à respecter dans le cadre d’un appel d’offres pour la création d’une plateforme d’événements en ligne ?

Voici les différentes catégories d’exigences à inclure dans le cahier des charges de votre appel d’offres pour une plateforme d’événements en ligne (telles sont également les sections que nous avons incluses dans notre modèle de CAHIER DES CHARGES GRATUIT) :

  • Gestion d’événements – Tout ce dont vous avez besoin pour la création et la gestion logistique de votre événement, y compris l’inscription, l’identité graphique et la personnalisation, et la possibilité d’envoyer des notifications et des alertes.
  • Activation et engagement – Tous les outils dont vous avez besoin pour faire de votre événement une expérience interactive pour le public, notamment des sondages, des questions-réponses, des fils d’actualité, des quiz et des chatbots.
  • Networking et communautés – Toutes les fonctionnalités qui vous aideront à promouvoir les échanges au sein de votre public, y compris la recommandation de contacts, les discussions individuelles et de groupe, l’intégration du profil LinkedIn, les demandes de mise en relation et les profils des participants.
  • Fonctionnalités de diffusion en direct – Tout ce dont vous avez besoin pour mettre en place la diffusion en direct de votre événement, y compris des possibilités de streaming vidéo et de réaction du public en direct, la publication des biographies des intervenants, des tableaux blancs virtuels et des vidéoconférences bidirectionnelles.
  • Fonctionnalités à la demande – Tout ce que vous offrez en accès à la demande, y compris une bibliothèque de contenus consultables, réalisation de sessions live et de vidéos préenregistrées, des fonctionnalités hors connexion et des résumés de séances.
  • Optimisation – Tous les éléments qui permettront de conférer à votre événement un impact commercial, y compris la collecte de leads, l’analyse de l’utilisation et du comportement, et les notifications/alertes du public.
  • Environnement – Les détails de la plateforme elle-même, y compris l’espace d’accueil virtuel, les applications web et mobiles natives, le support linguistique et les fonctionnalités de personnalisations graphiques et de publication des applications.
  • Assistance – Le soutien que le fournisseur peut apporter, y compris une assistance internationale, par e-mail/téléphone/Internet, des horaires d’assistance (24 heures sur 24, 7 jours sur 7 ?), des intégrations et une capacité d’authentification unique.

Comment fonctionne le cahier des charges d’appel d’offres pour la création d’une plateforme d’événements virtuels ?

Nous avons divisé notre cahier des charges d’appel d’offres en trois sections :

  1. Présentation de l’appel d’offres – Celle-ci doit être remplie par l’entreprise qui recherche un prestataire. Elle permet d’expliquer aux fournisseurs potentiels en quoi consiste l’appel d’offres, de donner des informations sur les réponses attendues, de préciser les raisons pour lesquelles l’entreprise a besoin d’un prestataire, de fixer les objectifs et dates de la mission, etc., et de préciser certains éléments logistiques, tels que les coordonnées et les délais de réponse attendue.
  2. Fiche de réponse du prestataire – Cette section correspond au modèle vierge à envoyer ou mettre à disposition des prestataires interrogés. Ceux-ci la complèteront et vous renverront leur réponse dans le temps imparti.
  3. Grille de comparaison des réponses – Cette fiche pratique est un outil qui vous permettra de comparer les réponses des prestataires interrogés.

Mise en pratique

  • Téléchargez votre modèle de cahier des charges d’appel d’offres pour la création d’une plateforme d’événements virtuels à partir de ce document Google Sheets