Comment intégrer votre plateforme événementielle à vos outils marketing et communication du quotidien ?

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Une plateforme événementielle n’est plus un outil éphémère utilisé une fois et puis s’en va. Au contraire, les plateformes d’événements virtuels et hybrides évoluent désormais pour devenir des outils pérennes de gestion de votre communication, de vos contenus et de vos communautés. Découvrez de quelle manière et comment en profiter au mieux pour optimiser vos actions marketing, communication et événementiel.

Pourquoi continuer à utiliser les plateformes événementielles ?

L’investissement initial

Vous avez commencé à utiliser une plateforme pour organiser vos événements à distance pendant la pandémie ? Ce qui signifie que vous avez investi de l’argent, du temps et de l’énergie. Il serait dommage que cela soit à fond perdu, d’autant plus que l’on ne sait pas ce qui nous attend ces prochains mois. De plus, les événements virtuels et hybrides sont et resteront des formats d’événements à intégrer de manière pérenne aux plans de communication annuels. Enfin, sachez que la plupart des prestataires de plateformes d’événements virtuels et hybrides proposent désormais leurs solutions en SaaS avec des licences annuelles qui sont rapidement rentabilisées.

Le gain de temps

Vos équipes se sont habituées à un outil, à une interface qui leur convient et qu’elles maîtrisent. Par la suite, elles pourront l’utiliser avec toutes ses fonctionnalités pour augmenter l’impact de vos événements. D’un point de vue humain et technologique, c’est un gain de temps et plus de sérénité. En effet, lorsqu’une solution technologique est validée par votre direction informatique et intégrée dans votre écosystème d’outils, cela devient beaucoup plus simple ! Et cela s’avère également vrai pour vos audiences qui vont prendre l’habitude de votre plateforme et s’y retrouver plus facilement, événement après événement.

Comment ces plateformes événementielles vont-elles s'intégrer dans votre environnement de travail ?

Dans l’organisation d’un événement, vous avez tout un volet logistique qui est désormais digitaliser systématiquement dont la gestion des invités : listing d’invités, envoi des invitations, validation des réponses, gestion des listes et des accès à l’événement par population… mais aussi relances à l’issue du jour J ! D’où l’interêt d’intégrer votre plateforme événementielle au coeur de vos outils communication et marketing et de permettre à toutes ces solutions d’interagir et de communiquer entre elles.

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L’intégration via API

Les plateformes les plus évoluées, comme SpotMe, ont mis en place des intégrations permettant à différents outils digitaux de communiquer entre eux via une API. Une API (Application Programming Interface ou interface de programmation d'application) est une solution informatique qui permet à des applications de communiquer entre elles et de s'échanger mutuellement des services ou des données.

Par exemple, si vous avez l’habitude de gérer vos inscriptions événementielles via la plateforme NETKIN, et bien sachez que NetKin et SpotMe ont développé une intégration commune qui permet aux datas de passer d’un système à l’autre automatiquement et en tout simplicité.

C’est aussi le cas avec d'autres solutions d'inscription comme CVENT ou récemment MARKETO, la solution d’automation marketing.. Retrouvez toutes les intégrations disponibles 👉 ici.

Transfert de données automatisées via Zapier

Le lien entre plusieurs solutions peut également se faire via Zapier. Cette solution connecte des outils entre eux facilement, sans même savoir coder.
Dans le cadre d’un événement réalisé sur SpotMe, Zapier va vous permettre de récolter les informations relatives à vos invités depuis d’autres solutions et les remonter dans votre plateforme événementielle :

  • Gérer vos mails d’invitations via Mailchimp
  • Gérer la liste de vos invités via Google Sheet
  • Gérer les paiements via Stripe pour vendre les billets
  • Et bien d’autres encores...

Transfert de données et sécurité

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Dans le cadre de l’utilisation de plusieurs outils qui vont communiquer entre eux, le souci de sécurité reste au coeur des préoccupations.
Il faudra alors être vigilant sur le niveau de sécurité que proposent ces différentes solutions en demandant leur politique relative à la sécurité des données et si ils ont des certificats qui confirment ces engagements. Enfin ils devront également pouvoir vous confirmer leur conformité aux règles de la RGPD.
Plus d’informations sur la sécurité des données chez SpotMe.

Pour gérer vos événements en ligne ou hybrides, optez pour une plateforme communicante qui vous permettra d’intégrer toutes les informations au même endroit. Vous gagnerez du temps pour mieux les préparer et inscrirez vos prochains événements dans une organisation à long terme et parfaitement maîtrisée !

Découvrez comment SpotMe peut facilement s’intégrer à vos outils communication et marketing

Contactez notre équipe commerciale pour en discuter.