Les bonnes pratiques pour organiser un événement international

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L'une des tendances qui se dégagent de la pandémie de COVID-19 est la popularité accrue des événements au niveau international. Et pour cause : les événements virtuels sont devenus la norme. Les organisateurs d'événements ont compris que cela élargissait la portée de leur marché, leur donnant accès à un public et à une base de clients qui n'auraient peut-être pas pu y assister en « temps normal ».

À mesure que nous nous tournons vers un avenir mondialisé, les événements virtuels et hybrides mondiaux continueront probablement à gagner du terrain. Cet article est rempli d'idées concrètes pour vous aider à créer un événement réussi. Qu'il s'agisse de l’outil de planification idéal ou des moyens d’interagir avec toutes les cultures, nous avons tout prévu.

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Quels sont les avantages d'un événement international ?

  • Une augmentation de la participation. Dans une enquête, 34 % des organisateurs d'événements ont déclaré que l'augmentation de la participation était le résultat le plus positif du passage aux événements virtuels.

  • C'est une source de revenus supplémentaire. Si vous faites payer l'inscription, l'ouverture de votre événement à un public international peut constituer une source de revenus substantielle.

  • C'est une excellente opportunité de marketing de contenu pour renforcer la notoriété d’une marque en fournissant à votre clientèle des informations précieuses. Si vous investissez dans une programmation solide et utile, votre événement peut être une opportunité de marketing de contenu globale pour votre entreprise.

  • C'est bon pour la planète. Avec un événement hybride, vous travaillez sur un modèle plus durable. Les expériences virtuelles et en streaming peuvent réduire le bilan carbone total des événements de 60 à 98 %.

5 conseils pour organiser un événement virtuel international réussi

Les événements internationaux réussis ont des caractéristiques communes. Suivez ces 5 recommandations pour organiser un événement qui fera date auprès de votre audience :

1. Choisissez une plateforme d'événement virtuelle ou hybride qui prend en charge les événements mondiaux

Le secret d'un événement réussi est de commencer par un cadre technologique capable de prendre en charge la programmation d'un public international.

Certaines plateformes de planification d'événements peuvent ne pas offrir ces services directement, mais vous devez vous assurer qu’elles intègrent les fonctionnalités suivantes :

Sous-titrage

Si vous voulez qu'un public international soit engagé, vous devez être en mesure de communiquer dans une langue qu'il comprend. En 2021, l'anglais reste la langue la plus parlée dans le monde. Le chinois le suit de près, suivi de l'hindi, de l'espagnol et de l'arabe. En somme, vous devez penser à toutes les possibilités.

Il est préférable d'utiliser le sous-titrage (avec la langue au choix selon les participants, comme pour une série Netflix) pour les sessions et les événements réunissant un large public. Il peut également présenter des avantages en termes d'ergonomie pendant les présentations et les discours liminaires, car il est souvent plus facile de lire les sous-titres que de partager son attention entre le présentateur et un traducteur.

Interprétation et traduction en temps réel

Il existe des espaces et des moments où le sous-titrage assisté par l'IA ne suffit pas, notamment lorsqu'il s'agit de nuances. L'interprétation en temps réel peut être utile aux événements mondiaux dans les situations suivantes :

  • Événements où la majorité des participants parlent 2 langues

  • Les réunions en petits groupes

  • Discussions de groupe où les intervenants ne parlent pas la même langue mais doivent communiquer en temps réel.

  • Si vous travaillez dans un secteur technique avec son propre jargon, vous avez tout intérêt à faire appel à un interprète expert qui maîtrise la terminologie des deux langues afin de vous assurer que rien ne se perd dans la traduction.

À la demande

Les décalages horaires peuvent perturber la participation à vos événements internationaux. La programmation à la demande est un argument de vente clé pour de nombreuses personnes lorsqu'elles décident de participer à un événement.

2. Faites du networking un élément clé de votre événement mondial

Pour de nombreux participants, le réseautage joue un rôle essentiel dans la décision de participer à un événement. Lorsque vous planifiez un événement mondial, vous devez vous assurer que ces possibilités sont intégrées dans la programmation.

Si les événements virtuels ont élargi la possibilité de participation d'un public géographiquement dispersé, beaucoup ont manqué les opportunités de networker en personne. Ainsi, une enquête menée auprès de scientifiques professionnels a révélé que 70 % d'entre eux pensent que les conférences virtuelles proposent des possibilités de mise en réseau médiocres.

Il existe de nombreuses façons d'inclure le réseautage dans votre stratégie d'événement virtuel. Donnez aux participants la possibilité de se rencontrer en petits groupes et en tête-à-tête. Vous pouvez également envisager des opportunités de networking structurées. Dans ce cas, veillez à travailler avec votre organisateur d'événements pour créer un type d'événement qui favorise la participation et l'interaction entre les participants.

3. Effectuez des recherches pour intégrer les bonnes pratiques selon les pays

Les cultures d'entreprise diffèrent dans le monde entier. Pour répondre aux besoins d'un public international, il faut trouver des moyens d'intégrer ces pratiques et ces approches afin d'offrir une expérience inclusive qui engage tous les participants.

Lorsqu'ils sont bien organisés, les événements internationaux peuvent contribuer à jeter des ponts entre les cultures, à créer une compréhension commune et à développer la confiance dans la marque pour votre événement et votre entreprise. S'ils sont mal organisés, vous risquez de mettre en péril votre réputation.

Votre équipe événementielle doit consacrer du temps à la recherche des pratiques et des attentes culturelles de votre public international afin de trouver des moyens de les intégrer respectueusement aux événements. Pour autant, il n'existe pas un modèle unique de sensibilité culturelle. Ce qui convient le mieux à votre public dépend d'un certain nombre de facteurs, dont votre secteur d'activité, la répartition géographique de votre public et le type de programmation de votre événement.

Si ce travail ne fait pas partie des attributions habituelles de votre organisation, vous pouvez envisager de vous associer à un service de planification d'événements spécialisé dans la production d'événements interculturels. Cela peut s'avérer particulièrement utile si vous organisez un événement hybride avec, par définition, une partie en présentiel. Pensez à vous associer à un organisateur d'événements ou à une équipe basée dans la même ville ou le même pays que votre lieu de réunion. Ils seront en mesure de vous fournir de précieux conseils sur la meilleure façon d'intégrer la culture locale dans votre programmation.

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4. Élaborez un programme qui s'adresse à la majorité de vos participants

Utilisez les informations que vous avez glanées sur les différentes cultures pour créer un programme qui s'adresse à un large public. La création d'un programme inclusif aidera votre événement à se démarquer dans le paysage concurrentiel.

La ponctualité, par exemple, est un facteur dont vous devrez tenir compte lors de la planification de votre programme. Dans certaines cultures, il est considéré comme impoli de commencer avec cinq minutes de retard. Dans d'autres, une période de grâce de 30 minutes peut être considérée comme "à l'heure".

Si vous ne savez pas où et comment trouver ce qui importe à votre public, scrutez les groupes de discussions sur Internet, les réseaux sociaux. Vous pouvez aussi envisager de faire appel à des professionnels de l’évènementiel.

5. Maintenez une communication constante avec votre audience

Une communication régulière doit être un élément central de votre stratégie de marketing événementiel. Partagez les noms des intervenants et les sessions phares au fur et à mesure, par mailing, sur les réseaux sociaux. Envoyez aussi des rappels à des dates clés avant l’évènement.

Les meilleures applications d’évènements vous proposent par ailleurs un agenda, des outils de mise en réseau, qui permettent de poursuivre la conversation.

Planifiez facilement des événements et des conférences d'envergure mondiale

Si vous planifiez un événement international, travailler avec un professionnel ou une équipe de planification d'événements peut vous aider à gérer toutes les variables ainsi que les imprévus.

Le choix d'un logiciel de gestion d'événements capable de répondre aux besoins d'un public international constitue la base du succès. SpotMe vous facilite la tâche avec des outils pour des événements virtuels et hybrides que votre public appréciera.

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